Im Folgenden finden Sie die Beschreibung des Prozesses von Projektcontrolling mit den dazugehörigen Handlungsanweisungen für den Projektcontrolling Benutzer bzw. den Prüfer.

 

In der Beschreibung gehen wir davon aus, dass der Prüfer das von Ihnen beantragte Dokument (Periodenbericht, Phasenbericht oder Budget) genehmigt. Nach der Genehmigung können Sie mit dem folgenden Prozessschritt fortfahren.

Im Falle einer Ablehnung können Sie nach der Durchführung der erforderlichen Korrekturen erneut einen Antrag stellen, wonach die Genehmigung noch stets erteilt werden kann.

 

 

2.1 Aktivierung einer ProjektVariante für das Projektcontrolling

Die nachfolgende Beschreibung gilt sowohl für Projektcontrolling Compact, Standard als auch Advanced. 

 

Nachdem Sie ein Projekt in Reaforce Gebäudeentwicklung erstellt haben, kann zu gegebener Zeit je Projekt eine ProjektVariante für das Projektcontrolling aktiviert werden. Dies nennt man „Aktivierung für das Projektcontrolling“.

Mithilfe der Aktivierung Projektcontrolling wird diese PV mit dem Verwaltungssystem verknüpft. Dadurch wird es ermöglicht, Ihre Projektprognose, die mithilfe von Reaforce berechnet wurde, mit den Ist-Daten aus der Verwaltung und dem Stand der Budgets und Vergaben zu vergleichen. 

 

Die Gründe für die Aktivierung einer ProjektVariante für das Projektcontrolling können sein:

  1. Sie möchten, dass das Projekt pro Periode in den Unternehmensprozess einfließt.
  2. Sie haben im Projektentwicklungsprozess eine bestimmte Phase bzw. einen bestimmten Meilenstein erreicht, für die/den Sie die zugehörige finanzielle Prognose formal festlegen möchten.
  3. Sie möchten einen oder mehrere Berater unter Vertrag nehmen und benötigen hierfür ein genehmigtes Budget

Handlungsanweisung:

  • Bewegen Sie den Mauszeiger in der Projektübersicht auf die richtige ProjektVariante.
  • Aktivieren Sie das Symbol „Wizards“ in der Schaltflächenleiste, wählen Sie den Wizard „Aktivieren für das Projektcontrolling“ und beantworten Sie die gestellte Frage mit „Ja“. 

 

Beispiel: Aktivierung für Projektcontrolling

 

Oder: 

  • Bewegen Sie den Mauszeiger in der Projektübersicht auf die richtige ProjektVariante.
  • Rechter mausklick und wählen Sie „Aktivieren für das Projektcontrolling“ und beantworten Sie die gestellte Frage mit „Ja“.

Beispiel: Aktivierung für Projektcontrolling

 

Sie sehen anschließend in der Projektübersicht, dass die aktivierte PV als PC wiedergegeben wird. Eine PC hat dieselben Eigenschaften wie eine normale PV. Es können Funktionen, Typen und Zwischenkonsolidierungen geändert, hinzugefügt und entfernt werden. Mit der PC-Variante setzen Sie den Entwicklungsprozess fort. 

Beispiel: PC-Variante in der Projektübersicht

 

 

2.2. Genehmigung der Aktivierung für das Projektcontrolling

Die nachfolgende Beschreibung gilt sowohl für Projektcontrolling Compact, Standard als auch Advanced. 

 

Die „Aktivierung für das Projektcontrolling“ muss vom Prüfer genehmigt werden und versehen werden mit:

  • einer einzigartigen Projektnummer
  • einem Firmennamen/einer Firmennummer

 

Handlungsanweisung:

  • Bewegen Sie den Mauszeiger in der Projektübersicht zum Ordner „Prüfungsanträge – Aktivierung für das Projektcontrolling“.
  • Wählen Sie anschließend das zu prüfende Projekt sowie die zugehörige PC-Variante. 

Beispiel: Auswahl der zu prüfenden „Aktivierung für das Projektcontrolling“

 

  • Wählen Sie in der Projektübersicht mithilfe der rechten Maustaste „Prüfungsaktivierung“.  
  • Es erscheint ein Eingabefenster, in dem der Prüfer die Möglichkeit hat, die Aktivierung für das Projektcontrolling zu bestätigen oder abzulehnen, eventuell unter Angabe einer Erklärung.

Bei der Bestätigung einer Aktivierung für das Projektcontrolling müssen eine Projektnummer und ein Firmenname/eine Firmennummer zugewiesen werden. Diese Angaben müssen mit dem Verwaltungssystem abgestimmt werden.

Beispiel: Fenster „Prüfung - Aktivierung für das Projektcontrolling“

 

  • Bei der Ablehnung einer Aktivierung Projektcontrolling müssen keine Projektnummer und kein Firmenname/keine Firmennummer zugewiesen werden. Sie haben anschließend die Möglichkeit, erneut eine ProjektVariante für das Projektcontrolling zu aktivieren. 

 

Dem Reaforce-Benutzer wird anschließend beim erneuten Starten von Reaforce bei den erscheinenden Meldungen angezeigt, ob die Aktivierung für das Projektcontrolling genehmigt oder abgelehnt wurde. Diese Meldung kann auch aktiv aufgerufen werden, indem in der Tab-Struktur das Symbol „Zahnrad“  aktiviert wird und anschließend „Meldungen zeigen“ gewählt wird.

 

 

2.3 Publizieren eines Periodenberichts

Die nachfolgende Beschreibung gilt sowohl für Projektcontrolling Compact, Standard als auch Advanced. 

 

Je Periode (beispielsweise Monat, Quartal) können Sie gebeten werden, über den Projektfortschritt zugunsten des Managementberichts des gesamten Unternehmens zu berichten. Diesbezüglich veröffentlichen Sie einen Periodenbericht.

 

Handlungsanweisung:

  • Ändern Sie die PC so, dass die richtige Projektprognose entsteht, die daraufhin als Periodenbericht veröffentlicht werden kann; 
  • Gehen Sie in der Schaltflächenleiste zum Symbol „Wizards“ und wählen Sie den Wizard „Vorbereitung publizieren“. 

Beispiel: Wählen Sie den Wizard „Vorbereitung publizieren“

 

  • Wählen Sie als Publikationssorte „Periodenbericht“ und gehen Sie zum nächsten Fenster.
  • Wählen Sie den zu publizierenden Publikationstyp, durchlaufen Sie den gesamten Wizard und klicken Sie im letzten Reiter auf „fertigstellen“. Im Wizard „Vorbereitung publizieren“ werden alle notwendigen Schritte durchlaufen und zugehörigen Kontrollen und Berechnungen ausgeführt, die vor einer tatsächlichen Publizierung erforderlich sind. 

 

Achtung!

  • Wenn im letzten Reiter „fertigstellen“ nicht angeklickt werden kann, bedeutet dies, dass ein oder mehrere Aspekte in diesem Wizard nicht korrekt ausgefüllt wurden (z.B. nicht alle Pflichtmerkmale wurden eingegeben). Durchlaufen Sie den Wizard dann erneut, korrigieren Sie die fehlerhaften Aspekte und klicken Sie im letzten Reiter auf „fertigstellen“. 

 

  • Kontrollieren Sie nochmals die Gesamtprognose, um sicherzugehen, dass die Berechnung, die im Wizard „Vorbereitung publizieren“ durchgeführt wird, zum gewünschten Ergebnis geführt hat. 
  • Wenn Sie mit der Gesamtprognose einverstanden sind, gehen Sie in der Schaltflächenleiste zum Symbol „Wizards“ und wählen Sie den Wizard „Publizieren“. 
  • Wählen Sie als Publikationssorte „Periodenbericht“ und gehen Sie zum nächsten Fenster.
  • Wählen Sie den zu publizierenden Publikationstyp, durchlaufen Sie den gesamten Wizard und klicken Sie im letzten Reiter auf „fertigstellen“, dies eventuell unter Angabe einer Erläuterung. In der Projektübersicht wird der publizierte Periodenbericht zum Projekt hinzugefügt. 

Beispiel: Periodenbericht wird zur Projektübersicht hinzugefügt. Status ist „zu genehmigen“. 

 

Achtung!

  • Wenn im letzten Reiter „fertigstellen“ nicht angeklickt werden kann, bedeutet dies, dass ein oder mehrere Aspekte, die auf der linken Seite des Wizard angezeigt werden, ungültige Werte aufweisen (wird mit einem X angezeigt). Kehren Sie dann zum Wizard „Vorbereitung publizieren” zurück, korrigieren Sie die Aspekte, die ungültige Werte beinhalten, und aktivieren Sie den Wizard „Publizieren“ erneut. Wenn nun alle Aspekte gültige Werte enthalten, kann tatsächlich publiziert werden. 

Beispiel: Wizard Publizieren

 

 

2.4 Genehmigung des Periodenberichts

Die nachfolgende Beschreibung gilt sowohl für Projektcontrolling Compact, Standard als auch Advanced. 

 

Der veröffentlichte Periodenbericht muss vom Prüfer genehmigt werden.

 

Handlungsanweisung: 

  • Bewegen Sie den Mauszeiger in der Projektübersicht zum Ordner „Prüfungsanträge - Periodenberichte“. 
  • Wählen Sie anschließend das zu prüfende Projekt sowie den zugehörigen Periodenbericht. 
  • Beurteilen Sie die Korrektheit des publizierten Periodenberichts. Dabei ist es vor allem wichtig, zu prüfen, ob:
    • Gewichtungsfaktoren
    • Projekt- und Typmerkmale 
    • Kategorisierung

korrekt vom Projekteigentümer eingegeben wurden, da diese Gewichtungsfaktoren und Merkmale wichtige Filtermöglichkeiten in den diversen Berichterstattungen (Berichterstattung & Analyse) bieten. Auf Wunsch können sowohl die Gewichtungsfaktoren als auch die Merkmale in einem publizierten Periodenbericht noch vom Prüfer geändert werden (siehe dazu Kapitel 5 in diesem Handbuch). 

  • Wählen Sie in der Projektübersicht mithilfe der rechten Maustaste „Genehmigen Periodenbericht“.

Beispiel: Periodenbericht zur Prüfung auswählen

 

  • Es erscheint ein Eingabefenster, in dem der Prüfer die Möglichkeit hat, den Periodenbericht zu bestätigen oder abzulehnen, eventuell unter Angabe einer Erklärung, der Entscheidungsnummer und des Entscheidungsdatums. 

Beispiel: Eingabefenster „Prüfung - Periodenbericht“


Bei Ablehnung des Periodenberichts haben Sie die Möglichkeit, (nach der Korrektur) nochmals denselben Publikationstyp zu verwenden. 

 

Dem Reaforce-Benutzer wird anschließend beim erneuten Starten von Reaforce in den erscheinenden Meldungen angezeigt, ob der Periodenbericht genehmigt oder abgelehnt wurde. Diese Meldung kann auch aktiv aufgerufen werden, indem in der Tabstruktur das Symbol „Zahnrad“  aktiviert und daraufhin „Meldungen zeigen“ gewählt wird.

 

 

2.5 Publizieren eines Phasenbericht

Die nachfolgende Beschreibung gilt sowohl für Projektcontrolling Compact, Standard als auch Advanced. 

 

Während des gesamten Projektentwicklungsprozesses können sich ein oder mehrere „Go-/No-go-Momente/Meilensteine“ in einem Projekt ergeben, für die eine Genehmigung des Managements oder Vorstandes erforderlich ist, (beispielsweise Erhalt der definitiven Baugenehmigung, 35%  Vorverkauf erreicht usw.). 

Diese „Meilensteine“ können je Projekt zu unterschiedlichen Zeitpunkten stattfinden. Projektcontrolling unterstützt die „Meilensteine“ mithilfe der Publikation eines Phasenberichts. 

Ein Phasenbericht ist eine dynamische Projektprognose, die zu einem bestimmten „Meilenstein“ gehört. Ein genehmigter Phasenbericht bildet die Grundlage für die Beantragung eines oder mehrerer Budgets.  

 

Handlungsanweisung:

  • Ändern Sie die PC so, dass die richtige Projektprognose entsteht, die anschließend als Phasenbericht veröffentlicht werden kann. 
  • Gehen Sie in der Schaltflächenleiste zum Symbol „Wizards“ und wählen Sie den Wizard „Vorbereitung publizieren“. 

Beispiel: Wählen Sie den Wizard „Vorbereitung publizieren“

 

  • Wählen Sie als Publikationssorte „Phasenbericht“ und gehen Sie zum nächsten Fenster.

Wählen Sie den zu publizierenden Publikationstyp.  

Beispiel: Auswahl des richtigen Publikationstyps im Wizard „Vorbereitung publizieren“

 

Achtung!

  • Nur bei der ersten Publikation eines Phasenberichts können noch alle Phasenberichte ausgewählt werden. Anschließend müssen Sie ab dem anfänglich ausgewählten Phasenbericht die festgelegte Reihenfolge einhalten. Die Phasenberichte und die Reihenfolge, in der diese durchlaufen werden müssen, werden bei der Implementierung festgelegt und unterscheiden sich deshalb je Unternehmen. 
  • Wenn Sie die Projektcontrolling-Version Advanced nutzen, gilt zudem:

Wenn ein Publikationstyp gewählt wird, bei dem in der Spalte Budgetantrag ein „V“ steht, dann erfolgt beim Publizieren des Phasenberichts automatisch einen Budgetantrag (im vorstehenden Beispiel ab dem Publikationstyp „Vorbereitung Realisierung“).

Dafür gilt: 

Genehmigte Budgets + Antrag automatische Budgets = Gesamtprognose des (zu publizierenden) Phasenberichts

  • Sobald ein Phasenbericht, mit dem einen automatischen Budgetantrag verknüpft ist, genehmigt wurde, gilt:

der zuletzt genehmigte Periodenbericht oder der zuletzt genehmigte Phasenbericht * = das gesamte Budget. 

* Abhängig davon, welcher der beiden zuletzt publiziert und genehmigt wurde.

 

  • Durchlaufen Sie dem gesamten Wizard und klicken Sie im letzten Reiter auf „fertigstellen“. Im Wizard „Vorbereitung publizieren“ werden alle notwendigen Schritte durchlaufen und zugehörigen Kontrollen und Berechnungen durchgeführt, die für eine tatsächliche Publikation erforderlich sind. 

 

Achtung!

  • Wenn im letzten Reiter „fertigstellen“ nicht angeklickt werden kann, bedeutet dies, dass ein oder mehrere Aspekte in diesem Wizard nicht korrekt eingegeben wurden (z.B. nicht alle Pflichtmerkmale wurden eingegeben). Durchlaufen Sie den Wizard dann erneut, korrigieren Sie die fehlerhaften Aspekte und klicken Sie im letzten Reiter auf „fertigstellen“. 

 

  • Kontrollieren Sie nochmals die Gesamtprognose, um sicherzugehen, dass die Berechnung, die im Wizard „Vorbereitung publizieren“ durchgeführt wird, zum gewünschten Ergebnis geführt hat. 
  • Wenn Sie mit der Gesamtprognose einverstanden sind, gehen Sie in der Schaltflächenleiste zum Symbol „Wizards“ und wählen Sie den Wizard „Publizieren“. 
  • Wählen Sie als Publikationssorte „Phasenbericht“ und gehen Sie zum nächsten Fenster.

Wählen Sie den zu publizierenden Publikationstyp, durchlaufen Sie den gesamten Wizard und klicken Sie im letzten Reiter auf „fertigstellen“, dies eventuell unter Angabe einer Erläuterung. In der Projektübersicht wird der publizierte Phasenbericht zum  Projekt  hinzugefügt. 

 

Beispiel: Phasenbericht wird zur Projektübersicht hinzugefügt. Der Status ist „zu genehmigen“. 

 

Achtung!

  • Wenn im letzten Reiter „fertigstellen“ nicht angeklickt werden kann, bedeutet dies, dass ein oder mehrere Aspekte, die auf der linken Seite des Wizard angezeigt werden, ungültige Werte aufweisen (wird mit einem X angezeigt). Kehren Sie dann zum Wizard „Vorbereitung publizieren” zurück, korrigieren Sie die Aspekte, die ungültige Werte beinhalten, und aktivieren Sie den Wizard „Publizieren“ erneut. Wenn nun alle Aspekte gültige Werte enthalten, kann tatsächlich publiziert werden.

Beispiel: Wizard Publizieren 

 

Diese Handlung können Sie während alle Phasen des Projekts mehrfach ausführen.

 

 

2.6 Genehmigung des Phasenberichts 

Die nachfolgende Beschreibung gilt sowohl für Projektcontrolling Compact, Standard als auch Advanced. 

 

Der veröffentlichte Phasenbericht muss vom Prüfer genehmigt werden.

 

Handlungsanweisung: 

  • Bewegen Sie den Mauszeiger in der Projektübersicht zum Ordner „Prüfungsanträge - Phasenberichte“. 
  • Wählen Sie anschließend das zu prüfende Projekt sowie den zugehörigen Phasenbericht. 
  • Beurteilen Sie die Korrektheit des publizierten Phasenberichts. Dabei ist es vor allem wichtig, zu prüfen, ob:
    1. Gewichtungsfaktoren
    2. Projekt- und Typmerkmale 
    3. Kategorisierung

korrekt vom Projekteigentümer eingegeben wurden, da diese Gewichtungsfaktoren und Merkmale wichtige Filtermöglichkeiten in den diversen Berichterstattungen (Reporting & Analyse) bieten. Auf Wunsch können sowohl die Gewichtungsfaktoren als auch die Merkmale in einem publizierten Phasenbericht noch vom Prüfer geändert werden (siehe dazu Kapitel 5 in diesem Handbuch).

  • Wählen Sie in der Projektübersicht mithilfe der rechten Maustaste „Genehmige Phasenbericht“.

Beispiel: Fenster „Phasenbericht prüfen“

 

  • Es erscheint ein Eingabefenster, in dem der Prüfer die Möglichkeit hat, den Phasenbericht zu bestätigen oder abzulehnen, eventuell unter Angabe einer Erklärung, der Entscheidungsnummer und des Entscheidungsdatums. 

 

Dem Reaforce-Benutzer wird anschließend beim erneuten Starten von Reaforce in den erscheinenden Meldungen angezeigt, ob der Phasenbericht genehmigt oder abgelehnt wurde. Diese Meldung kann auch aktiv aufgerufen werden, indem in der Tabstruktur das Symbol „Zahnrad“   aktiviert und daraufhin „Meldungen zeigen“ gewählt wird.

 

 

2.7 Beantragung eines Budgets 

Die nachfolgende Beschreibung gilt nur für die Projektcontrolling-Version Advanced, wenn die Option „Budgets registrieren“ genutzt wird. 

 

Für die Beantragung eines Budgets gelten die folgenden Einschränkungen:

  • Es darf kein zu genehmigender Phasenbericht vorliegen.
  • Σ bereits genehmigtes Kostenbudget + Σ zu beantragendes Kostenbudget ≤ Σ (Summe der Gesamtkosten -/- Entwicklungsgewinn) im zuletzt genehmigten Phasenbericht. Die Kontrolle ist nur zutreffend, wenn ein genehmigter Phasenbericht anwesend ist. 
  • Zudem gilt pro Kostenzeile oder Kostengruppe (je nach Niveau, auf dem die Kontrollen definiert wurden): Σ bereits genehmigtes Kostenbudget + Σ zu beantragendes Kostenbudget ≥ Σ bereits eingegangene Vergaben. 

 

Handlungsanweisung:

  • Wählen Sie in der Projektübersicht die richtige PC aus.
  • Gehen Sie in der Tabstruktur zu dem Reiter „Controlling“ und zu dem Fenster „Budgetkontrolle“. 
  • Dieses Fenster bietet eine Übersicht über den zuletzt genehmigten Phasenbericht (Spalte 1) und die dazugehörigen (Teil-)Budgets. Ein genehmigtes (Teil-)Budget kann je Kostenzeile aus mehreren Änderungen bestehen.

Darin werden die folgenden Informationen angezeigt: 

  • Spalte 1: zuletzt genehmigter Phasenbericht
  • Spalte 2: zu beantragendes Budget 
  • Spalte 3: beantragtes Budget. Dieses wurde zur Prüfung angeboten, aber noch nicht genehmigt.
  • Spalte 4: kumulatives, bereits genehmigtes Budget
  • Spalte 5: Gesamtbudget (von beantragt bis einschließlich bereits genehmigt)
  • Spalte 6: die aktuelle Prognose

Indem Sie auf ein graues Feld klicken, wird die dazugehörige Spezifikation angezeigt. 

Beispiel: Fenster „Budgetkontrolle“ 

 

  • Klicken Sie in der Spalte „Antrag Budget“ (nacheinander) auf die Kostenzeile(n), für die ein Budget beantragt werden muss. 
  • Anschließend wird ein Wizard gestartet, mit dem Sie ein zusätzliches Budget beantragen oder die genehmigten Budgets verschieben können. 
  • Wählen Sie „Extra Budget beantragen“. Anschließend können Sie im folgenden Eingabefenster das gewünschte Budget beantragen, eventuell unter Angabe einer Erklärung. 

Beispiel: Fenster „Budget beantragen“ (je Kostenzeile)

 

  • Klicken Sie, nachdem für eine oder mehrere Kostenzeilen die gewünschten Budgets eingetragen sind, in der Symbolleiste auf „Budget beantragen“.

  • Es erscheint ein Eingabefenster mit einer Gesamtübersicht über die Budgetbeantragung, das eventuell noch mit einer Erklärung versehen werden kann. 

Beispiel: Fenster „Budgetantrag“

 

  • Klicken Sie auf OK. Das Budget wechselt von der Spalte „Antrag Budget“ in die Spalte „Beantragtes Budget“. 

 

Diese Handlung können Sie während alle Phasen des Projekts mehrfach ausführen.

 

Wenn das Budget vom Prüfer genehmigt wurde, dann wird dem Reaforce-Benutzer beim erneuten Starten von Reaforce in den erscheinenden Meldungen angezeigt, ob das beantragte Budget genehmigt oder abgelehnt wurde. Diese Meldung kann auch aktiv aufgerufen werden, indem in der Tabstruktur das Symbol „Zahnrad“  aktiviert und anschließend „Meldungen zeigen“ gewählt wird.

 

Wenn das Budget abgelehnt wurde, kann der Reaforce-Benutzer das abgelehnte Budget im Fenster Budgetkontrolle in Spalte 2 „Budgetantrag“ aufrufen, woraufhin er/sie: 

  1. Änderungen in dem Budgetantrag vornehmen und danach den Budgetantrag erneut zur Genehmigung einreichen kann. 
  2. den Budgetantrag endgültig löschen kann. 

 

Beispiel der Schaltflächenleiste, um das Budget zu beantragen oder zu löschen

 

 

2.8 Genehmigung eines Budgets

Die nachfolgende Beschreibung gilt nur für die Projektcontrolling-Version Advanced, wenn die Option „Budgets registrieren“ genutzt wird. 

 

Das beantragte Budget muss vom Prüfer genehmigt werden.

 

Handlungsanweisung: 

  • Bewegen Sie den Mauszeiger in der Projektübersicht zum Ordner „Prüfungsanträge - Budgets“. 
  • Wählen Sie anschließend das zu prüfende Projekt sowie die zugehörige PC. 

Beispiel: Auswahl des zu prüfenden Budgets

 

  • Gehen Sie in der Tabstruktur zu dem Reiter „Controlling“ und zu dem Fenster „Budgetkontrolle“. 

Darin werden die folgenden Informationen angezeigt: 

  • Spalte 1: zuletzt genehmigter Phasenbericht
  • Spalte 2: beantragtes Budget. Dieses wurde noch nicht zur Prüfung angeboten.
  • Spalte 3: das zu prüfende Budget
  • Spalte 4: kumulatives, bereits genehmigtes Budget
  • Spalte 5: Gesamtbudget (von beantragt bis einschließlich bereits genehmigt
  • Spalte 6: die aktuelle Prognose

Beispiel: Fenster „Budgetkontrolle“

 

  • Wählen Sie in der Projektübersicht mithilfe der rechten Maustaste „Genehmige Budgets“.
  • Es erscheint ein Eingabefenster, in dem der Prüfer die Möglichkeit hat, das Budget zu genehmigen oder abzulehnen, eventuell unter Angabe einer Erklärung.

 

Beispiel: Fenster „Prüfung - Budgetantrag“

 

Dem Reaforce-Benutzer wird anschließend beim erneuten Starten von Reaforce in den erscheinenden Meldungen angezeigt, ob das beantragte Budget genehmigt oder abgelehnt wurde. Diese Meldung kann auch aktiv aufgerufen werden, indem in der Tabstruktur das Symbol „Zahnrad“  aktiviert und anschließend „Meldungen zeigen“ gewählt wird.

 

 

2.9 Beantragung zusätzlicher Budgets

Die nachfolgende Beschreibung gilt nur für die Projektcontrolling-Version Advanced, wenn die Option „Budgets registrieren“ genutzt wird.

 

Achtung!

Sobald ein Phasenbericht, mit dem einen automatischen Budgetantrag verknüpft ist, genehmigt wurde, gilt:

der zuletzt genehmigte Periodenbericht oder der zuletzt genehmigte Phasenbericht * = das gesamte Budget. 

* Abhängig davon, welcher der beiden zuletzt publiziert und genehmigt wurde.

 

Im Zeitraum zwischen zwei Periodenberichten können sich Situationen ergeben, für die ein „zusätzliches Budget“ benötigt wird. 

 

Der Ausgangspunkt dabei ist, dass das gesamte Budget ausgeglichen bleiben muss, also:

Budget gesamte Investitionskosten = Budget gesamte Erträge. 

Dies bedeutet, dass, wenn auf der Kostenseite zusätzliches Budget erforderlich ist: 

  • das Budget in der Kostenzeile „Entwicklungsgewinn” um denselben Betrag gesenkt werden muss oder
  • eine oder mehrere Kostenzeilen bei den Erträgen (z.B. Verkaufswert) um denselben Betrag erhöht werden müssen

 

Zudem gilt:

  • Es darf kein Phasenbericht mehr zur Genehmigung eingereicht sein.
  • Zudem gilt pro Kostenzeile oder Kostengruppe (je nach Niveau, auf dem die Kontrollen definiert wurden): Σ bereits genehmigtes Kostenbudget + Σ zu beantragendes Kostenbudget ≥ Σ bereits eingegangene Vergaben. 

 

Handlungsanweisung:

  • Wählen Sie in der Projektübersicht die richtige PC aus.
  • Gehen Sie in der Tabstruktur zu dem Reiter „Controlling“ und zu dem Fenster „Budgetkontrolle“. 
  • Klicken Sie in der Spalte „Budget beantragen“ (nacheinander) auf die Kostenzeile(n), für die ein Budget beantragt werden muss. 
  • Es erscheint ein Eingabefenster. Wählen Sie „Extra Budget beantragen“. Anschließend können Sie im folgenden Eingabefenster das gewünschte Budget beantragen, eventuell unter Angabe einer Erklärung. Diese Handlung kann für eine oder mehrere Kostenzeilen ausgeführt werden. 
  • Anschließend muss die Kostenzeile „Entwicklungsgewinn“ verringert werden oder eine der Ertragszeilen erhöht werden, sodass gilt: 

Σ Budgeterhöhungen + Verringerung Entwicklungsgewinn oder Erhöhung Erträge = 0

  • Wählen Sie anschließend „Budget beantragen“. 
  • Es erscheint ein Eingabefenster mit einer Gesamtübersicht über die Budgetbeantragung, das eventuell noch mit einer Erklärung versehen werden kann. 
  • Klicken Sie auf OK. Das Budget wechselt von der Spalte „Budget beantragen“ in die Spalte „Beantragtes Budget“. 

 

Diese Handlung können Sie mehrfach ausführen.

 

 

2.10 Genehmigung zusätzlicher Budgets

Die nachfolgende Beschreibung gilt nur für die Projektcontrolling-Version Advanced, wenn die Option „Budgets registrieren“ genutzt wird.

 

Das beantragte zusätzliche Budget muss vom Prüfer genehmigt werden.

 

Handlungsanweisung: 

  • Bewegen Sie den Mauszeiger in der Projektübersicht zum Ordner „Prüfungsanträge - Budgets“. 
  • Wählen Sie anschließend das zu prüfende Projekt sowie die zugehörige PC. 
  • Gehen Sie in der Tabstruktur zu dem Reiter „Controlling“ und zu dem Fenster „Budgetkontrolle“. 
  • Wählen Sie in der Projektübersicht mithilfe der rechten Maustaste „Genehmige Budgets“. 
  • Es erscheint ein Eingabefenster, in dem der Prüfer die Möglichkeit hat, das Budget zu bestätigen oder abzulehnen, eventuell unter Angabe einer Erklärung.

 

Dem Reaforce-Benutzer wird anschließend beim erneuten Starten von Reaforce in den erscheinenden Meldungen angezeigt, ob das beantragte Budget genehmigt oder abgelehnt wurde. Diese Meldung kann auch aktiv aufgerufen werden, indem in der Tabstruktur das Symbol „Zahnrad“  aktiviert und anschließend „Meldungen zeigen“ gewählt wird.

 

 

2.11 Verschieben von Budgets

Die nachfolgende Beschreibung gilt nur für die Projektcontrolling-Version Advanced, wenn die Option „Budgets registrieren“ genutzt wird.

 

Während der Entwicklungs- und Realisierungsphase eines Projektes können sich Situationen ergeben, in denen Sie Budgets (oder Teile davon) untereinander verschieben möchten, sodass die Verschiebung das Projektergebnis (den Entwicklungsgewinn) nicht beeinflusst. Für diese Verschiebung wird keine formale Genehmigung benötigt.

 

Handlungsanweisung: 

  • Wählen Sie in der Projektübersicht die richtige PC aus.
  • Gehen Sie in der Tabstruktur zu dem Reiter „Controlling“ und zu dem Fenster „Budgetkontrolle“. 
  • Klicken Sie in der Spalte „Budget beantragen“ (nacheinander) auf die Kostenzeile(n), für die Sie das Budget verschieben möchten. 
  • Es wird ein Wizard gestartet. Wählen Sie dort „Budgets verschieben“. Anschließend kann im folgenden Eingabefenster für die ausgewählte Kostenzeile der gewünschte Betrag zulasten oder zugunsten des Postens:
    1. unvorhergesehene Grundstückskosten, 
    2. unvorhergesehene Baukosten oder 
    3. unvorhergesehene Beratungs-/Verkaufskosten 

verschoben werden, eventuell unter Angabe einer Erklärung. 

Beispiel: Fenster „Budget austauschen“ 

 

  • Klicken Sie auf Fertigstellen. 

 

Die gewünschte Budgetverschiebung erscheint direkt in der Spalte „Genehmigtes Budget“. Eine formale Genehmigung durch den Prüfer ist nicht nötig.

 

Diese Handlung können Sie mehrfach ausführen.

 

Achtung!

Das Verschieben von Budgets ist nicht zulässig, wenn:

  • der betreffende unvorhergesehene Posten zum Zeitpunkt des Verschiebens bereits negativ ist 
  • der betreffende unvorhergesehene Posten durch die Verschiebung negativ wird

 

 

2.12 Registrierung von Vergabe

Die nachfolgende Beschreibung gilt nur für die Projektcontrolling-Version Advanced, wenn die Option „Verpflichtungen registrieren“ genutzt wird. 

 

Ein genehmigtes Budget bildet die Grundlage für das Eingehen und die anschließende Registrierung einer oder mehrerer Vergaben. 

 

Handlungsanweisung:

  • Wählen Sie in der Projektübersicht die richtige PC aus.
  • Gehen Sie in der Tabstruktur zu dem Reiter „Controlling“ und zu dem Fenster „Registrierung der Vergaben“

    Darin werden die folgenden Informationen angezeigt:

  • Spalte 1: kumulatives,  bereits genehmigtes Budget
  • Spalte 2: zu registrierende Vergabe
  • Spalte 3: kumulative, bereits registrierte Vergabe per <TT-MM-JJJJ>
  • Spalte 4: das restliche Budget nach Abzug der kumulativen registrierten und zu registrierenden Vergabe
  • Spalte 5: kumulative, bereits registrierte Vergabe
  • Spalte 6: die Ist-Daten für das Projekt per <TT-MM-JJJJ>. Durch Anklicken eines grauen Feldes wird die zugehörige Spezifikation angezeigt. 
  • Spalte 7: die noch zu erwartenden Rechnungen/Kosten im Rahmen des Projekts. Bietet eine Übersicht über das gesamte genehmigte Budget, die registrierten Vergaben und die Ist-Daten mit den dazugehörigen Unterschieden. Es können mehrere Vergaben je Kostenzeile registriert sein. Mit einem Klick auf die Kostenzeile können die betreffenden Vergaben betrachtet werden. 
  • Klicken Sie in der Spalte „Zu registrierende Vergabe“ (nacheinander) auf die Kostenzeile(n), für die eine Vergabe eingegeben werden muss. 
  • Es erscheint ein Eingabefenster. Über „Hinzufügen“ können für die ausgewählte Kostenzeile eine oder mehrere Vergaben registriert werden, eventuell unter Angabe des Kreditors und einer Erklärung.

Beispiel: Fenster „Registrierung der Vergaben“ 

 

  • Wählen Sie, nachdem für eine oder mehrere Kostenzeilen die gewünschten Vergaben registriert sind, „Registrier Vergaben“. 

  • Es erscheint ein Eingabefenster mit einer Gesamtübersicht über die Vergabe und klicken Sie auf OK. Die Vergabe wechselt von der Spalte „Zu registrierende Vergabe“ in die Spalte „Registrierte Vergabe“. Eine formale Genehmigung durch den Prüfer ist nicht nötig.

 

Diese Handlung können Sie während der Entwicklungs- und Realisierungsphase mehrfach ausführen.

 

Achtung!

Es kann keine Vergabe registriert werden, wenn für die betreffende Kostenzeile gilt:

∑ registrierte Vergaben + ∑ zu registrierende Vergaben > Genehmigtes Budget