Zolang een Project niet gepubliceerd wordt is het Project alleen toegankelijk voor de Projecteigenaar. Op een bepaald moment kan er behoefte ontstaan aan het maken van een Projectpublicatie, b.v. om te rapporteren naar het management i.v.m. de Projectvoortgang t.b.v. een kwartaal- of maandrapportage of om een goedkeuring investeringsvoorstel te verkrijgen. Alleen de Projecteigenaar kan een publicatie van zijn/haar Project maken. 

  • Onderdeel van het publiceren is het invullen van:
  • Wegingsfactoren (zie hoofdstuk 13.1 in deze handleiding)
  • Project- en typekenmerken (indien aanwezig, zie hoofdstuk 12.5 in deze handleiding)
  • DAEB/Niet-DAEB kenmerken (optionele module in Reaforce Gebouwontwikkeling, zie hoofdstuk 12.6 in deze handleiding)

 

12.1 Vastlegging wegingsfactoren

De wegingsfactoren worden in Reaforce op projectvariantniveau vastgelegd.

De wegingsfactoren bieden belangrijke filtermogelijkheden in diverse rapportages; deze kunnen met of zonder inachtneming van de op dat moment geldende wegingsfactoren op publicatieniveau, worden gegenereerd.

Bij het maken van risicoberekeningen op portefeuilleniveau wordt automatisch gebruik gemaakt van de wegingsfactoren die op de betreffende publicatie van het project van toepassing zijn. (zie hiervoor de handleiding Reaforce Risicomanagement Portefeuilleniveau)

 

De wegingsfactoren bestaan uit:

  • Hardheidspercentage: geeft aan hoe hoog men de kans inschat dat een project dat zich nog in de acquisitie- of voorbereidingsfase bevindt, ook daadwerkelijk gerealiseerd gaat worden. Dit houdt dus in, dat op het moment dat duidelijk is dat een project werkelijk gerealiseerd gaat worden, de hardheid altijd op 100% gesteld dient te worden.
  • Juridisch Deelnemingspercentage: geeft aan voor hoeveel procent men, conform de juridische verhoudingen, eigenaar is van een project. 
  • Winstaandeelpercentage: geeft aan welk gedeelte van de ontwikkelingswinst (die als kosten op het project drukken) een winstuitkering genereert voor de licentiehouder
  • Financieringsaandeelpercentage: geeft aan welk gedeelte van de financieringsrente (die als kosten op het project drukken) een rente-opbrengst genereert voor de licentiehouder 
  • AK-dekkingspercentage: geeft aan welk gedeelte van de ontwikkelingskosten (die als kosten op het project drukken) een AK-dekking genereert voor de licentiehouder

 

Op deze wegingsfactoren zijn de volgende voorwaarden van toepassing:

  1. Bij het aanmaken van een nieuw project wordt er automatisch aan de wegingsfactoren van de PV een waarde ad 100% toegekend.
  2. De projecteigenaar heeft de mogelijkheid om op PV’s de wegingsfactoren te wijzigen. 
  3. De projecteigenaar en de Reaforce gebruiker met keuringsrechten hebben beide de mogelijkheid om op PC’s de wegingsfactoren te wijzigen. 
  4. De wegingsfactoren, zoals vastgelegd op de PC, worden tijdens het publiceren van een Periode- of Faseverslag overgenomen naar publicatieniveau waar ze (in de Wizards Voorbereiding publiceren’ en ‘Publiceren’) nog te wijzigen zijn door de projecteigenaar. 
  5. Bij het publiceren van een Periode- of Faseverslag worden de wegingsfactoren (voorlopig) opgeslagen bij de publicatie. Hierdoor is het mogelijk om (voorlopige) R&A rapportages te genereren op basis van gepubliceerde Periode- en Faseverslagen, rekening houdend met de wegingsfactoren. 
  6. De wegingsfactoren op publicatieniveau kunnen, zolang als een PVG of FVG nog niet is gekeurd, door de Reaforce gebruiker met keuringsrechten nog tussentijds gewijzigd worden. De historie van deze tussentijdse wijzigingen wordt niet opgeslagen; alleen de actuele wegingsfactoren worden voorlopig opgeslagen. 
  7. Bij het keuren van een PVG of FVG worden de dan aanwezige wegingsfactoren definitief opgeslagen bij de publicatie en deze kunnen daarna niet meer worden gewijzigd. Hierdoor is het mogelijk om (definitieve) R&A rapportages te genereren op basis van goedgekeurde Periode- en Faseverslagen, rekening houdend met de wegingsfactoren. 
  8. De projecteigenaar krijgt een melding als de wegingsfactoren door de Reaforce gebruiker met keuringsrechten op een PC of gepubliceerd PVG of FVG zijn aangepast. Deze melding wordt automatisch aan de Reaforce gebruiker getoond bij het opstarten van Reaforce en is tussentijds te raadplegen via het Tandwiel – Toon meldingen. 
  9. Bij het publiceren van een VRP worden de wegingsfactoren van de te publiceren PV/PC automatisch definitief opgeslagen bij de VRP en zijn daarna niet meer te wijzigen.  

 

Hoe?

  • Ga in de projectboom op de betreffende PV of PC staan;
  • Klik op de rechter muisknop en selecteer ‘Eigenschappen’
  • Er verschijnt een invoerkaart met meerdere tabbladen; 
  • Selecteer het tabblad ‘Wegingsfactoren;
  • Er verschijnt een invoerkaart waarop de wegingsfactoren kunnen worden gewijzigd; 

 

12.2 Soorten publicaties:

Er zijn 3 soorten Projectpublicaties te maken n.l.:

 

12.2.1 Periodeverslag (PVG):

Kenmerken PVG:

  • wordt gebruikt om per periode (b.v. maand, kwartaal) de projectvoortgang te rapporteren t.b.v. de perioderapportage van de totale onderneming.
  • heeft verplichte publicatietypen (b.v. 01-2012, 02-2012 of Q1-2012, Q2-2012 enz.).
  • Deze publicatietypen worden door de Reaforce gebruiker met adminrechten ‘Instellingen’ in Reaforce Applicatiebeheer vastgelegd.
  • elke publicatie wordt door 1 (van te voren gedefinieerd persoon in Reaforce Applicatiebeheer) bevoegd persoon gekeurd. (goed - of afgekeurd).
  • Elk publicatietype kan meerdere keren worden gepubliceerd;
  • Een afgekeurde publicatie kan door de gebruiker uit de projectboom worden verwijderd.
  • Elke publicatie wordt in de projectboom aangeduid als ‘PVG - <variantnaam>’. Hierbij geldt dat de meest recente publicatie steeds bovenaan wordt getoond.

 

Hoe?

  • Ga in de projectboom naar de te publiceren ProjectVariant;
  • Wijzig de ProjectVariant zodanig dat de juiste projectprognose ontstaat die vervolgens gepubliceerd kan worden als Periodeverslag;
  • Ga in de Buttonbar naar het Icoon Wizards en selecteer de Voorbereiding publiceren;

 

            Selecteren Wizard ‘Voorbereiding publiceren’

 

  • Selecteer als Publicatiesoort ‘Periodeverslag’ en ga naar het volgende scherm;
  • Selecteer het te publiceren publicatietype, doorloop de Wizard en druk op het laatste tabblad op ‘voltooien’.

In de Wizard ‘Voorbereiding publiceren’ worden alle noodzakelijke stappen doorlopen en bijbehorende controles en berekeningen uitgevoerd die nodig zijn voordat er daadwerkelijk gepubliceerd kan worden.

 

Let op!

Indien er op het laatste tabblad niet op ‘voltooien’ kan worden gedrukt dan betekent dit dat 1 of meer onderdelen in deze wizard niet correct zijn ingevuld (b.v. niet alle verplichte kenmerken zijn ingevuld). Doorloop de wizard dan opnieuw, corrigeer de foutieve onderdelen en druk op het laatste tabblad op ‘voltooien’. 

  • Nadat de Wizard ‘Voorbereiding publiceren’ succesvol is doorlopen: Controleer nog éénmaal de totale prognose, om er zeker van te zijn dat de berekening die wordt uitgevoerd in de Wizard ‘Voorbereiding publiceren’ de gewenste uitkomst heeft opgeleverd;
  • Indien u akkoord bent met de totale prognose, ga dan in de Buttonbar naar het Icoon Wizards en selecteer de Wizard ‘Publiceren’;
  • Selecteer als Publicatiesoort ‘Periodeverslag’ en ga naar het volgende scherm;
  • Selecteer het te publiceren publicatietype, doorloop de gehele wizard en druk op het laatste tabblad op ‘voltooien’, eventueel onder vermelding van een toelichting.

Er wordt alleen nog maar een kopie gemaakt van de Reaforce berekening/prognose zoals deze na het doorlopen van de Wizard ‘Voorbereiding publiceren’ bekend was. Deze kopie wordt opgeslagen als Periodeverslag en kan dus niet meer gewijzigd worden.

In de projectboom wordt het gepubliceerde periodeverslag toegevoegd aan de projectboom. 

Periodeverslag wordt toegevoegd aan de projectboom. Status is ‘te keuren’. 

 

Let op!

Indien er op het laatste tabblad niet op ‘voltooien’ kan worden gedrukt, dan betekent dit dat 1 of meer onderdelen die getoond worden aan de linkerkant van de wizard ongeldige waarden hebben (wordt getoond met een X). Ga dan terug naar de Wizard ‘Voorbereiding publiceren’, corrigeer de onderdelen die ongeldige waarden bevatten en activeer de Wizard ‘Publiceren’ opnieuw. Indien alle onderdelen nu geldige waarden bevatten kan er daadwerkelijk gepubliceerd worden. 

Voorbeeld van de Wizard Publiceren 

 

12.2.2 Faseverslag (FVG):

Kenmerken FVG:

  • wordt gebruikt om een bepaald ‘go-no-go-moment/ijkpunt’ in een project vast te leggen. Deze ijkpunten worden per project op verschillende tijdstippen bereikt.
  • heeft verplichte publicatietypen (b.v. VO, DO, start bouw).  
  • Deze publicatietypen worden door Reasult klantspecifiek vastgelegd in de Reaforce-database met een bepaalde rangorde. (b.v. is er voor een bepaald project reeds een goedgekeurde publicatie DO aanwezig, dan kan de gebruiker daarna geen publicatie VO meer maken, maar alleen een herziene DO of een ‘start bouw’).
  • elke publicatie wordt door 1 (van tevoren gedefinieerd persoon in Reaforce Applicatiebeheer) bevoegd persoon gekeurd. (goed - of afgekeurd).
  • Elk publicatietype kan meerdere keren worden gepubliceerd;
  • Een afgekeurde publicatie kan door de gebruiker uit de projectboom worden verwijderd.
  • Elke publicatie wordt in de projectboom aangeduid als ‘FVG - <variantnaam>’. Hierbij geldt dat de meest recente publicatie steeds bovenaan wordt getoond.

 

Hoe?

  • Ga in de projectboom naar de te publiceren ProjectVariant;
  • Wijzig de ProjectVariant zodanig dat de juiste projectprognose ontstaat die vervolgens gepubliceerd kan worden als Faseverslag;
  • Ga in de Buttonbar naar het Icoon Wizards en selecteer de Wizard ‘Voorbereiding publiceren’;

       

            Selecteren Wizard ‘Voorbereiding publiceren

 

  • Selecteer als Publicatiesoort ‘Faseverslag’ en ga naar het volgende scherm;
  • Selecteer het te publiceren publicatietype;

 

Let op!

De eerste maal dat er een Faseverslag gepubliceerd gaat worden kan er gekozen worden uit alle beschikbare publicatietypen; daarna kan men alleen nog een keuze maken uit het laatst gepubliceerde of goedgekeurde publicatietype en het daarop volgende publicatietype. Het aantal publicatietypen en de volgorde waarin deze dienen te worden doorlopen, zijn bij de implementatie bepaald en verschillen derhalve per organisatie.  

 

  • Doorloop de gehele wizard en druk op het laatste tabblad op ‘voltooien’;

In de Wizard ‘Voorbereiding publiceren’ worden alle noodzakelijke stappen doorlopen en bijbehorende controles en berekeningen uitgevoerd die nodig zijn voordat er daadwerkelijk gepubliceerd kan worden.

  • Nadat de Wizard ‘Voorbereiding publiceren’ succesvol is doorlopen: Controleer nog éénmaal de totale prognose, om er zeker van te zijn dat de berekening die wordt uitgevoerd in de Wizard ‘Voorbereiding publiceren’ de gewenste uitkomst heeft opgeleverd;
  • Indien u akkoord bent met de totale prognose, ga dan in de Buttonbar naar het Icoon   Wizards en selecteer de Wizard ‘Publiceren’;
  • Selecteer als Publicatiesoort ‘Faseverslag’ en ga naar het volgende scherm;
  • Selecteer het te publiceren publicatietype, doorloop de gehele wizard en druk op het laatste tabblad op ‘voltooien’, eventueel onder vermelding van een toelichting.

Er wordt alleen nog maar een kopie gemaakt van de Reaforce berekening/prognose zoals deze na het doorlopen van de Wizard ‘Voorbereiding publiceren’ bekend was. Deze kopie wordt opgeslagen als Faseverslag en kan dus niet meer gewijzigd worden.

In de projectboom wordt het gepubliceerde Faseverslag toegevoegd aan de projectboom.

Faseverslag wordt toegevoegd aan de projectboom. Status is ‘te keuren’. 

 

Let op!

Indien er op het laatste tabblad niet op ‘voltooien’ kan worden gedrukt, dan betekent dit dat 1 of meer onderdelen die getoond worden aan de linkerkant van de wizard ongeldige waarden hebben (wordt getoond met een X). Ga dan terug naar de Wizard ‘Voorbereiding publiceren’, corrigeer de onderdelen die ongeldige waarden bevatten en activeer de Wizard ‘Publiceren’ opnieuw. Indien alle onderdelen nu geldige waarden bevatten kan er daadwerkelijk gepubliceerd worden. 

Wizard Publiceren 

 

12.2.3 Vrije publicatie (VRP):

Kenmerken VRP:

  • Kan door de gebruiker gebruikt worden om los van een periodieke verslaglegging of het bereiken van een bepaald ijkpunt voor jezelf toch een bepaalde ProjectVariant definitief vast te leggen. (bv grondaanbieding gemeente).
  • Bevat geen publicatietypen.
  • Publicaties worden niet gekeurd.
  • Een gemaakte publicatie kan ten allen tijde door de gebruiker uit de projectboom worden verwijderd.
  • Elke publicatie wordt in de projectboom aangeduid als ‘VRP - <variantnaam>’. Hierbij geldt dat de meest recente publicatie steeds bovenaan wordt getoond.

 

Hoe?

  • Ga in de projectboom naar de te publiceren ProjectVariant;
  • Ga in de Buttonbar naar het Icoon Wizards en selecteer de Wizard ‘Publiceren’;
  • Selecteer als publicatiesoort ‘Vrije publicatie’; er verschijnt een invoerkaartje, waarmee de gebruiker daadwerkelijk een vrije publicatie kan publiceren, of nog kan annuleren.

 

12.3 Weergave van publicaties in de projectboom

Alle Periode- en Faseverslagen worden in de projectboom met een kleurcode aangegeven, zodat de status van de publicaties altijd direct zichtbaar is. 

Betekenis van de kleuren is als volgt:

  • Groen: goedgekeurde publicatie;
  • Rood: Afgekeurde publicatie;
  • Blauw: Publicatie is nog in keuring;

Weergave van de publicaties in de projectboom

 

Let op!

  • Een Project waarvan 1 of meerdere Periode- en/of Faseverslagen zijn gemaakt is door de Projecteigenaar niet meer te verwijderen.
  • De keurder van de Periode- en Faseverslagen ziet de Projectpublicatie in zijn/haar Projectboom verschijnen onder ‘Keuringsverzoeken – Periodeversslag resp. Faseverslag’, waar vervolgens de keuring kan plaats vinden.
  • Gebruikers die ‘Extra toegang’ op een project hebben, zien goedgekeurde projectpublicaties in hun projectboom verschijnen onder ‘Overige Projecten’, waar de publicaties kunnen worden ingezien. Projectpublicaties zijn ‘read only’, maar wel te kopiëren.
  • Indien er een werkkopie van een publicatie wordt gemaakt dan verschijnt deze in de projectboom onder ‘Overige Projecten’. Werkkopieën bezitten de functionaliteiten van gewone varianten en kunnen dus (voor eigen gebruik) bewerkt worden. Deze kopieën kunnen niet gepubliceerd worden, aangezien je geen Projecteigenaar bent van het betreffende Project.