Onderstaand vindt u de beschrijving van het proces van Projectcontrol en de daarbij behorende handelingen die de Projectcontrol Gebruiker resp. de Keurder uitvoert.

 

In de beschrijving gaan wij ervan uit dat de Keurder het door u aangevraagde document (Periodeverslag, Faseverslag of Budget) goedkeurt. Na goedkeuring kunt u door naar de volgende stap in het proces.

Bij afkeuring kunt u, na het aanbrengen van de noodzakelijke correcties, nogmaals een aanvraag indienen waarna er alsnog goedkeuring kan worden verleend.

 


2.1 Activeren van een ProjectVariant voor Projectcontrol

Onderstaande beschrijving geldt zowel voor Projectcontrol Compact, Standard als Advanced. 

 

Nadat u in Reaforce Gebouwontwikkeling een project heeft aangemaakt, kan er t.z.t. per project 1 ProjectVariant worden geactiveerd voor Projectcontrol. Dit wordt een ‘Activering Projectcontrol’ genoemd. Door middel van de Activering Projectcontrol wordt deze PV gekoppeld aan het administratieve systeem. Hierdoor wordt het mogelijk om uw projectprognose, die met behulp van Reaforce is berekend, te vergelijken met actuals uit de administratie en de stand van budgetten en verplichtingen. 

 

Redenen om een ProjectVariant te activeren voor Projectcontrol kunnen zijn:

  1. U wilt dat het project periodiek wordt meegenomen in de ondernemingsprognoses.
  2. U heeft in het projectontwikkelingsproces een bepaalde fase resp. status bereikt, waarvoor u de bijbehorende financiële prognose formeel wil vastleggen.
  3. U wilt één of meerdere adviseurs contracteren en heeft daar een goedgekeurd Budget voor nodig.


Handeling:

  • Ga in de projectboom op de juiste ProjectVariant staan.
  • Activeer het Icoon ‘Wizards’ in de knoppenbalk, selecteer de Wizard ‘Activeren voor Projectcontrol’ en beantwoordt de gestelde vraag met ‘Ja’.

            Voorbeeld van het Activeren voor projectcontrol

 

Of: 

  • Ga in de projectboom op de juiste ProjectVariant staan.
  • Klik op de rechter muisknop, selecteer ‘Activeren voor Projectcontrol’ en beantwoordt de gestelde vraag met ‘Ja’.

   

    Voorbeeld van het Activeren voor projectcontrol

 

U ziet vervolgens in de projectboom dat de geactiveerde PV wordt weergegeven als een PC. Een PC heeft dezelfde eigenschappen als een gewone PV; er kunnen Functies, Typen en Tussenconsolidaties worden gewijzigd, toegevoegd en verwijderd. Met de PC-variant vervolgt u het ontwikkelingsproces.

Voorbeeld van het tonen van de PC-variant in de Projectboom

 


2.2. Goedkeuren Activering Projectcontrol

Onderstaande beschrijving geldt zowel voor Projectcontrol Compact, Standard als Advanced. 

 

De ‘Activering Projectcontrol’ moet door de Keurder worden gekeurd en bij goedkeuring worden voorzien van:

  • een uniek projectnummer
  • een bedrijfsnaam/nummer

 

Handeling:

  • Ga in de projectboom naar de map ‘Keuringsverzoeken – Activering Projectcontrol’. 
  • Selecteer vervolgens het betreffende project en de PC-variant

        Voorbeeld van het selecteren van de te keuren PC-variant

 

  • Selecteer in de projectboom m.b.v. de rechter muisknop het pop-up menu en kies vervolgens voor ‘keur activering’.
  • Er verschijnt een invoerkaartje waar de Keurder de mogelijkheid heeft om de Activering Projectcontrol goed- of af te keuren. Bij goedkeuring van een Activering Projectcontrol moeten een projectnummer en naam/code projectbedrijf worden toegekend. Deze gegevens moeten worden afgestemd met het administratieve systeem. 

       

        Voorbeeld van de invoerkaart Keuring activering Projectcontrol

 

  • Bij afkeuring van een Activering Projectcontrol hoeven geen projectnummer en naam/code projectbedrijf te worden toegekend. U heeft daarna de mogelijkheid om opnieuw een ProjectVariant te activeren voor Projectcontrol. 

 

De Reaforce gebruiker krijgt vervolgens bij het opnieuw opstarten van Reaforce in de getoonde meldingen te zien of de Activering Projectcontrol is goed- of afgekeurd. Deze melding kan ook actief worden opgevraagd door in de Tabstructuur het icoon ‘Tandwiel’  te activeren en vervolgens ‘Toon meldingen’ te selecteren.

 

 

2.3 Aanvragen/publiceren van een Periodeverslag

Onderstaande beschrijving geldt zowel voor Projectcontrol Compact, Standard als Advanced. 

 

Per periode (bv. maand, kwartaal) kunt u gevraagd worden om de projectvoortgang te rapporteren t.b.v. de managementrapportage van de totale onderneming. Hiervoor  publiceert u  een Periodeverslag.

 

Handeling:

  • Wijzig de PC zodanig dat de juiste projectprognose ontstaat die vervolgens gepubliceerd kan worden als Periodeverslag; 
  • Ga in de knoppenbalk naar het Icoon ‘Wizards’ en selecteer de Wizard ‘Voorbereiding publiceren’. 

   

    Voorbeeld van het selecteren van de Wizard ‘Voorbereiding publiceren’ 

 

  • Selecteer als Publicatiesoort ‘Periodeverslag’ en ga naar het volgende scherm;

Selecteer het te publiceren publicatietype, doorloop de gehele wizard en druk op het laatste tabblad op ‘voltooien’. In de Wizard ‘Voorbereiding publiceren’ worden alle noodzakelijke stappen doorlopen en bijbehorende controles en berekeningen uitgevoerd die nodig zijn voordat er daadwerkelijk gepubliceerd kan worden. 

 

Let op!

  • Indien er op het laatste tabblad niet op ‘voltooien’ kan worden gedrukt dan betekent dit dat 1 of meer onderdelen in deze wizard niet correct zijn ingevuld (bv. niet alle verplichte kenmerken zijn ingevuld). Doorloop de wizard dan opnieuw, corrigeer de foutieve onderdelen en druk op het laatste tabblad op ‘voltooien’. 

 

  • Controleer nog éénmaal de totale prognose, om er zeker van te zijn dat de berekening die wordt uitgevoerd in de Wizard ‘Voorbereiding publiceren’ de gewenste uitkomst heeft opgeleverd; 
  • Indien u akkoord bent met de totale prognose, ga dan in de knoppenbalk naar het Icoon ‘Wizards’ en selecteer de Wizard ‘Publiceren’. 
  • Selecteer als Publicatiesoort ‘Periodeverslag’ en ga naar het volgende scherm;
  • Selecteer het te publiceren publicatietype, doorloop de gehele wizard en druk op het laatste tabblad op ‘voltooien’, eventueel onder vermelding van een toelichting. In de projectboom wordt het gepubliceerde periodeverslag toegevoegd aan de projectboom. 

       

        Voorbeeld van een Periodeverslag in de projectboom. Status is ‘te keuren’. 

 

Let op!

  • Indien er op het laatste tabblad niet op ‘voltooien’ kan worden gedrukt, dan betekent dit dat 1 of meer onderdelen die getoond worden aan de linkerkant van de wizard ongeldige waarden hebben (wordt getoond met een X). Ga dan terug naar de Wizard ‘Voorbereiding publiceren’, corrigeer de onderdelen die ongeldige waarden bevatten en activeer de Wizard ‘Publiceren’ opnieuw. Indien alle onderdelen nu geldige waarden bevatten, kan er daadwerkelijk gepubliceerd worden. 

        Voorbeeld van de Wizard Publiceren 

 


2.4 Goedkeuren Periodeverslag

Onderstaande beschrijving geldt zowel voor Projectcontrol Compact, Standard als Advanced. 

 

Het gepubliceerde Periodeverslag moet door de Keurder worden gekeurd.

 

Handeling: 

  • Ga in de projectboom naar de map ‘Keuringsverzoeken - Periodeverslagen‘. 
  • Selecteer vervolgens het te keuren Project en het bijbehorende Periodeverslag. 
  • Beoordeel de juistheid van het gepubliceerde Periodeverslag. Met name is het van belang om te checken of:
    • Wegingsfactoren
    • Project- en typekenmerken
    • Categorisering
    • DAEB/Niet-DAEB kenmerken (optionele module in Reaforce Gebouwontwikkeling)

juist zijn ingevuld door de projecteigenaar, aangezien deze wegingsfactoren en kenmerken belangrijke filtermogelijkheden in de diverse (Rapportage & Analyse) rapportages bieden.  Indien gewenst, kunnen zowel de wegingsfactoren als de kenmerken op een gepubliceerd Periodeverslag nog door de Keurder worden gewijzigd. (zie hiervoor hoofdstuk 5 in deze handleiding).

  • Selecteer in de projectboom m.b.v. de rechter muisknop ‘Keuren Periodeverslag’.

       

        Voorbeeld van het selecteren van het te keuren periodeverslag 

 

  • Er verschijnt een invoerkaartje waar de Keurder de mogelijkheid heeft om het Periodeverslag goed- of af te keuren. Indien gewenst, kan er eventueel een toelichting op de keuring worden gegeven en een nummer van het besluit en besluitdatum worden vermeld.

   

    Voorbeeld van de Invoerkaart voor het keuren van een periodeverslag


Bij afkeuring van het Periodeverslag heeft u de mogelijkheid om (na het aanbrengen van correcties) nogmaals hetzelfde publicatietype te gebruiken. 

 

De Reaforce gebruiker krijgt vervolgens bij het opnieuw opstarten van Reaforce in de getoonde meldingen te zien of het Periodeverslag is goed- of afgekeurd. Deze melding kan ook actief worden opgevraagd door in de Tabstructuur het icoon ‘Tandwiel’  te activeren en vervolgens ‘Toon meldingen’ te selecteren.

 


2.5 Aanvragen/publiceren van een Faseverslag 

Onderstaande beschrijving geldt zowel voor Projectcontrol Compact, Standard als Advanced. 

 

Gedurende het projectontwikkelingsproces kunnen zich één of meerdere ‘go-no-go-momenten/ijkpunten’ in een project voordoen waarvoor een goedkeuring van het management of de RvB is vereist (bv. definitieve bouwvergunning ontvangen, 70% voorverkoop bereikt enz.). 

Deze ‘go-no-go-momenten’ kunnen per project op verschillende tijdstippen plaatsvinden.  Projectcontrol  ondersteunt de ‘go-no-go-momenten’ d.m.v. het publiceren van een Faseverslag. 

Een Faseverslag is een dynamische projectprognose die behoort bij een bepaald ‘go-no-go’ moment. Een goedgekeurd Faseverslag vormt de grondslag voor het aanvragen van één of meerdere Budgetten.   

 

Handeling:

  • Wijzig de PC zodanig dat de juiste projectprognose ontstaat die vervolgens gepubliceerd kan worden als Faseverslag. 
  • Ga in de knoppenbalk naar het Icoon ‘Wizards’ en selecteer de Wizard ‘Voorbereiding publiceren’. 

       

        Voorbeeld van het selecteren van de Wizard ‘Voorbereiding publiceren’ 

 

  • Selecteer als Publicatiesoort ‘Faseverslag’ en ga naar het volgende scherm;

        Selecteer het te publiceren publicatietype.          

Voorbeeld van het selecteren van het juiste publicatietype in de Wizard ‘Voorbereiding publiceren’

 

Let op!

  • De eerste maal dat een Faseverslag gepubliceerd gaat worden, kan er gekozen worden uit alle beschikbare publicatietypen; daarna kan men alleen nog een keuze maken uit het laatst gepubliceerde of goedgekeurde publicatietype en het daarop volgende publicatietype. Het aantal publicatietypen en de volgorde waarin deze dient te worden doorlopen, is bij de implementatie bepaald en verschilt derhalve per organisatie.  
  • Indien u gebruik maakt van de Projectcontrol Advanced versie geldt tevens:

Indien er een publicatietype wordt geselecteerd waar in de kolom Budgetaanvraag een ‘V’ staat, dan vindt er bij het publiceren van het Faseverslag automatisch een budgetaanvraag plaats (in bovenstaand voorbeeld is dat vanaf het publicatietype ‘Realisatiebesluit’).

Hiervoor geldt: 

Goedgekeurde budgetten + aanvraag automatische budgetten = totale prognose van het (te publiceren) Faseverslag

  • Vanaf het moment dat er een faseverslag is goedgekeurd waar een automatische budgetaanvraag aan is gekoppeld, geldt:

Het laatst goedgekeurde Periodeverslag of het laatst goedgekeurde Faseverslag* = het totale budget.

* Afhankelijk welke van beide als laatste is gepubliceerd en goedgekeurd.

 

  • Doorloop de gehele wizard en druk op het laatste tabblad op ‘voltooien’. In de Wizard ‘Voorbereiding publiceren’ worden alle noodzakelijke stappen doorlopen en bijbehorende controles en berekeningen uitgevoerd die nodig zijn voordat daadwerkelijk gepubliceerd kan worden. 

 

Let op!

  • Indien er op het laatste tabblad niet op ‘voltooien’ kan worden gedrukt dan betekent dit dat 1 of meer onderdelen in deze wizard niet correct zijn ingevuld (b.v. niet alle bedrijfseigen kostenregels of niet alle verplichte kenmerken zijn ingevuld). Doorloop de wizard dan opnieuw, corrigeer de foutieve onderdelen en druk op het laatste tabblad op ‘voltooien’. 

 

  • Controleer nog éénmaal de totale prognose, om er zeker van te zijn dat de berekening die wordt uitgevoerd in de Wizard ‘Voorbereiding publiceren’ de gewenste uitkomst heeft opgeleverd; 
  • Indien u akkoord bent met de totale prognose, ga dan in de knoppenbalk naar het Icoon  ‘Wizards’ en selecteer de Wizard ‘Publiceren’. 
  • Selecteer als Publicatiesoort ‘Faseverslag’ en ga naar het volgende scherm;

Selecteer het te publiceren publicatietype, doorloop de gehele wizard en druk op het laatste tabblad op ‘voltooien’, eventueel onder vermelding van een toelichting. In de projectboom wordt het gepubliceerde faseverslag toegevoegd aan de projectboom. 

Voorbeeld van een Faseverslag in de projectboom. Status is ‘te keuren’. 

 

Let op!

  • Indien er op het laatste tabblad niet op ‘voltooien’ kan worden gedrukt, dan betekent dit dat 1 of meer onderdelen die getoond worden aan de linkerkant van de wizard ongeldige waarden hebben (wordt getoond met een X). Ga dan terug naar de Wizard ‘Voorbereiding publiceren’, corrigeer de onderdelen die ongeldige waarden bevatten en activeer de Wizard ‘Publiceren’ opnieuw. Indien alle onderdelen nu geldige waarden bevatten kan er daadwerkelijk gepubliceerd worden.    

        Voorbeeld van de Wizard Publiceren 

 


2.6 Goedkeuren Faseverslag 

Onderstaande beschrijving geldt zowel voor Projectcontrol Compact, Standard en Advanced. 

 

Het gepubliceerde Faseverslag  moet door de Keurder worden gekeurd.

 

Handeling: 

  • Ga in de projectboom naar de map ‘Keuringsverzoeken - Faseverslagen‘. 
  • Selecteer vervolgens het te keuren Project en het bijbehorende FVG. 
  • Beoordeel de juistheid van het gepubliceerde Faseverslag. Met name is het van belang om te checken of:
    1. Wegingsfactoren
    2. Project- en typekenmerken 
    3. Categorisering
    4. DAEB/Niet-DAEB kenmerken (optionele module in Reaforce Gebouwontwikkeling)

juist zijn ingevuld door de projecteigenaar, aangezien deze wegingsfactoren en kenmerken belangrijke filtermogelijkheden in de diverse (Rapportage & Analyse) rapportages bieden.  Indien gewenst, kunnen zowel de wegingsfactoren als de kenmerken op een gepubliceerd Faseverslag nog door de Keurder worden gewijzigd. (zie hiervoor hoofdstuk 5 in deze handleiding).

  • Selecteer in de projectboom m.b.v. de rechter muisknop ‘Keuren Faseverslag’.
  • Er verschijnt een invoerkaartje waar de Keurder de mogelijkheid heeft om het Faseverslag goed- of af te keuren. Indien gewenst, kan er eventueel een toelichting op de keuring worden gegeven en een nummer van het besluit en besluitdatum worden vermeld. 

       

        Voorbeeld van de invoerkaart keuring faseverslag

 

De Reaforce gebruiker krijgt vervolgens bij het opnieuw opstarten van Reaforce in de getoonde meldingen te zien of het Faseverslag is goed- of afgekeurd Deze melding kan ook actief worden opgevraagd door in de Tabstructuur het icoon ‘Tandwiel’  te activeren en vervolgens ‘Toon meldingen’ te selecteren.

 


2.7 Aanvragen budget 

Onderstaande beschrijving geldt alleen voor de Projectcontrol Advanced versie, indien er gebruik wordt gemaakt van de optie ‘Budgetten registreren’. 

 

Voor het aanvragen van een budget gelden de volgende restricties: 

  • Er mag geen Faseverslag in keuring zijn
  • Σ reeds goedgekeurd kostenbudget + Σ aan te vragen kostenbudget ≤ (Totaal bedrag investeringskosten -/- Ontwikkelingswinst) in laatst goedgekeurde Faseverslag. Controle is alleen van toepassing als er een goedgekeurd Faseverslag aanwezig is. 
  • Tevens geldt per kostenregel of kostengroep (afhankelijk van het niveau waarop de controles zijn gedefinieerd): Σ reeds goedgekeurd kostenbudget + Σ aan te vragen kostenbudget ≥ Σ reeds aangegane verplichtingen. 

 

Handeling:

  • Selecteer in de projectboom de juiste PC.
  • Ga in de Tabstructuur naar ‘Bewaking’ - ‘Budgetcontrole’. 
  • Dit scherm geeft een overzicht van het laatst goedgekeurde faseverslag (kolom 1) en de bijbehorende (deel)budgetten. Een goedgekeurd (deel)budget kan per kostenregel uit meerdere mutaties bestaan.

Hierin worden de volgende gegevens getoond. 

  • Kolom 1: Laatst goedgekeurde Faseverslag
  • Kolom 2: Het aan te vragen budget; 
  • Kolom 3: Het aangevraagde budget; dit is ter keuring aangeboden, maar nog niet goedgekeurd.
  • Kolom 4: Het cumulatieve, reeds goedgekeurde budget
  • Kolom 5: Het totale budget (van aangevraagd t/m reeds goedgekeurd).
  • Kolom 6: De huidige prognose

            Door op een grijs veld te klikken, wordt de bijbehorende specificatie getoond. 

Voorbeeld van het scherm Budgetcontrole


  • Klik in de kolom ‘Aanvraag budget’ (achtereenvolgens) de kostenregel(s) aan, waarvoor een Budget aangevraagd moet worden. 
  • Vervolgens wordt een wizard gestart, waarmee u extra budget kunt aanvragen of kunt schuiven met goedgekeurde budgetten. 
  • Kies voor ‘Extra Budget aanvragen’, waarna op het volgende invoerkaartje het gewenste Budget kan worden ingevuld, eventueel o.v.v. een toelichting. 

Voorbeeld van het aanvragen van extra budget (per kostenregel)

 

  • Klik, nadat voor één of meerdere kostenregels de gewenste Budgetten zijn ingevuld, de knop .
  • Er verschijnt een invoerkaartje met het totaaloverzicht van de Budgetaanvraag, dat eventueel nog kan worden voorzien van een toelichting. 

       

        Voorbeeld van het totaaloverzicht van de budgetaanvraag

 

  • Klik op OK. Het Budget verdwijnt uit de kolom ‘Aanvraag budget’ naar de kolom ‘Aangevraagd budget’. 

 

Deze handeling kunt u meerdere keren doen tijdens het ontwikkelings- en realisatieproces. 

 

Als het budget door de Keurder is gekeurd, dan krijgt de Reaforce gebruiker bij het opnieuw opstarten van Reaforce in de getoonde meldingen te zien of het aangevraagde budget is goed- of afgekeurd. Deze melding kan ook actief worden opgevraagd door in de Tabstructuur het icoon ‘Tandwiel’  te activeren en vervolgens ‘Toon meldingen’ te selecteren.

 

Indien het budget is afgekeurd, dan kan de  Reaforce gebruiker het afgekeurde budget op het scherm Budgetcontrole in kolom 2 ‘Aanvraag budget’ raadplegen, waarna hij/zij: 

  1. Wijzigingen in de budgetaanvraag kan doorvoeren en daarna opnieuw de budgetaanvraag ter keuring kan aanbieden. 
  2. De budgetaanvraag defintief kan wissen. 

Voorbeeld van het scherm Budgetcontrole met de weergave van het afgekeurde budget

 


2.8 Goedkeuren budget

Onderstaande beschrijving geldt alleen voor de Projectcontrol Advanced versie, indien er gebruik wordt gemaakt van de optie ‘Budgetten registreren’. 

 

Het aangevraagde budget moet door de Keurder worden gekeurd.

 

Handeling: 

  • Ga in de projectboom naar het mapje ‘Keuringsverzoeken - Budgetten‘. 
  • Selecteer vervolgens het te keuren Project en de bijbehorende PC. 
  • Ga in de Tabstructuur naar Bewaking – Budgetcontrole.

Hierin worden de volgende gegevens getoond. 

  • Kolom 1: Laatst goedgekeurde Faseverslag
  • Kolom 2: Aanvraag budget; dit is nog niet ter keuring aangeboden
  • Kolom 3: Het te keuren budget
  • Kolom 4: Het cumulatieve, reeds goedgekeurde budget
  • Kolom 5: Het totale budget (van aanvraag t/m reeds goedgekeurd).
  • Kolom 6: De huidige prognose.
  • Selecteer in de projectboom m.b.v. de rechter muisknop ‘Keur budgetaanvraag’. 

Voorbeeld van het selecteren van Keur budgetaanvraag

  • Er verschijnt een invoerkaartje waar de Keurder de mogelijkheid heeft om het budget goed- of af te keuren, eventueel o.v.v. een toelichting.

           

            Voorbeeld van de invoerkaart keuring budget

 

De Reaforce gebruiker krijgt vervolgens bij het opnieuw opstarten van Reaforce in de getoonde meldingen te zien of het aangevraagde budget is goed- of afgekeurd. Deze melding kan ook actief worden opgevraagd door in de Tabstructuur het icoon ‘Tandwiel’  te activeren en vervolgens ‘Toon meldingen’ te selecteren.

 


2.9 Aanvragen extra budgetten

Onderstaande beschrijving geldt alleen voor de Projectcontrol Advanced versie, indien er gebruik wordt gemaakt van de optie ‘Budgetten registreren’. 

 

Let op!

Vanaf het moment dat er een faseverslag is goedgekeurd waar een automatische budgetaanvraag aan is gekoppeld, geldt:

Het laatst goedgekeurde Periodeverslag of het laatst goedgekeurde Faseverslag* = het totale budget.

* Afhankelijk welke van beide als laatste is gepubliceerd en goedgekeurd.

 

Er kunnen zich echter, in de periode tussen 2 Periode- en/of Faseverslagen in, situaties voordoen waarvoor ‘extra Budget’ benodigd is. 

 

Uitgangspunt hierbij is dat het totale budget in evenwicht moet blijven, dus:

budget totale investeringskosten = budget totale opbrengsten. 

Dit betekent dat als er aan de kostenkant extra budget benodigd is: 

  • Het budget op de kostenregel ‘ontwikkelingswinst’ met hetzelfde bedrag moet worden verlaagd of
  • Één of meer kostenregels in de opbrengsten (b.v. verkoopwaarde) met het hetzelfde bedrag moeten worden verhoogd

 

Tevens geldt:

  • Er mag geen Faseverslag meer in keuring zijn
  • Tevens geldt per kostenregel of kostengroep (afhankelijk van het niveau waarop de controles zijn gedefinieerd): Σ reeds goedgekeurd kostenbudget + Σ aan te vragen kostenbudget ≥ Σ reeds aangegane verplichtingen. 

 

Handeling:

  • Selecteer in de projectboom de juiste PC.
  • Ga in de Tabstructuur naar ‘Bewaking’ – ‘Budgetcontrole’
  • Klik in de kolom ‘Aanvraag budget’ (achtereenvolgens) de kostenregel(s)  aan, waarvoor een Budget aangevraagd moet worden. 
  • Er verschijnt een invoerkaartje. Kies voor ‘Extra Budget aanvragen’. Vervolgens kan op het volgende invoerkaartje het gewenste Budget worden aangevraagd, eventueel o.v.v. een toelichting. Deze handeling kan voor 1 of meerdere kostenregels worden uitgevoerd. 
  • Vervolgens moet de kostenregel ‘ontwikkelingswinst’ worden verlaagd of 1 van de opbrengstenregels worden verhoogd, zodanig dat geldt: 

Σ budgetverhogingen + verlaging ontwikkelingswinst of verhoging opbrengsten = 0.

  • Kies vervolgens voor ‘.
  • Er verschijnt een invoerkaartje met het totaaloverzicht van de Budgetaanvraag, dat eventueel nog kan worden voorzien van een toelichting. 
  • Klik op OK. Het Budget verdwijnt uit de kolom ‘Aanvraag budget’ naar de kolom ‘Aangevraagd budget’. 

 

Deze handeling kunt u desgewenst meerdere keren uitvoeren.

 


2.10 Goedkeuren extra budgetten

Onderstaande beschrijving geldt alleen voor de Projectcontrol Advanced versie, indien er gebruik wordt gemaakt van de optie ‘Budgetten registreren’. 

 

Het aangevraagde extra budget moet door de Keurder worden goedgekeurd.

 

Handeling: 

  • Ga in de projectboom naar de map ‘Keuringsverzoeken - Budgetten‘. 
  • Selecteer vervolgens het te keuren Project en de bijbehorende PC. 
  • Ga in de Tabstructuur naar  ‘Bewaking’ – ‘Budgetcontrole’.
  • Selecteer in de projectboom m.b.v. de rechter muisknop ‘Keur budgetaanvraag’.
  • Er verschijnt een invoerkaartje waar de Keurder de mogelijkheid heeft om het budget goed- of af te keuren, eventueel o.v.v. een toelichting.

 

De Reaforce gebruiker krijgt vervolgens bij het opnieuw opstarten van Reaforce in de getoonde meldingen te zien of het aangevraagde budget is goed- of afgekeurd. Deze melding kan ook actief worden opgevraagd door in de Tabstructuur het icoon ‘Tandwiel’  te activeren en vervolgens ‘Toon meldingen’ te selecteren.

 


2.11 Verschuiven budgetten

Onderstaande beschrijving geldt alleen voor de Projectcontrol Advanced versie, indien er gebruik wordt gemaakt van de optie ‘Budgetten registreren’. 

 

Tijdens de ontwikkelings- en realisatiefase van een project kunnen zich situaties voordoen waarbij u (delen van) Budgetten onderling wilt verschuiven, zodanig dat de verschuiving het projectresultaat (de ontwikkelingswinst) niet beïnvloedt. Voor deze verschuiving is geen formele goedkeuring benodigd.

 

  • Selecteer in de projectboom de juiste PC.
  • Ga in de Tabstructuur naar  ‘Bewaking’ – ‘Budgetcontrole’.
  • Klik in de kolom ‘Aanvraag budget’ (achtereenvolgens) de kostenregel(s) aan, waarvoor u het  Budget wilt verschuiven. 
  • Een wizard wordt gestart. Kies daar voor ‘Schuiven met budgetten’. Vervolgens kan op het volgende invoerkaartje voor de geselecteerde kostenregel het gewenste bedrag worden verschoven ten laste van of ten gunste van de post onvoorzien grondkosten, onvoorzien bouwkosten of onvoorzien bijkomende kosten, eventueel o.v.v. een toelichting. 

Voorbeeld van het verschuiven van een budget

 

  • Klik op OK. 

 

De gewenste budgetverschuiving is direct zichtbaar in de kolom ‘goedgekeurd budget’. Een formele goedkeuring door de Keurder is niet benodigd.

 

Deze handeling kunt u  desgewenst meerdere keren uitvoeren.  

 

Let op!

Het verschuiven van budgetten is niet toegestaan als:

  • De betreffende post Onvoorzien op het moment van schuiven al negatief is 
  • De betreffende post Onvoorzien door de verschuiving negatief wordt

 


2.12 Registreren van Verplichtingen

Onderstaande beschrijving geldt alleen voor de Projectcontrol Advanced versie, indien er gebruik wordt gemaakt van de optie ‘Verplichtingen registreren’. 

 

Een goedgekeurd budget vormt de grondslag voor het aangaan en vervolgens registreren van één of meerdere Verplichtingen. 

 

Handeling:

  • Selecteer in de projectboom de juiste PC.
  • Ga in de Tabstructuur naar ‘Bewaking’ – ‘Verplichtingenregistratie’.
  • Hierin worden de volgende gegeven getoond:

Kolom 1: Het cumulatieve reeds goedgekeurde budget

Kolom 2:  De te registreren verplichtingen

Kolom 3: De cumulatieve reeds geregistreerde verplichtingen per <dd-mm-jjjj>.

Kolom 4: Het restant budget na aftrek van de cumulatieve geregistreerde en te registreren verplichtingen

Kolom 5:De cumulatieve reeds geregistreerde verplichtingen

Kolom 6: De geboekte kosten (actuals) op het project per <dd-mm-jjjj>. Door op een grijs veld te klikken, wordt de bijbehorende specificatie getoond. 

Kolom 7: De nog te verwachten facturen/kosten op het project.

Geeft een overzicht van het totale goedgekeurde budget, de geregistreerde verplichtingen en de actuals met de daarbij behorende verschillen.   Per kostenregel kunnen meerdere verplichtingen zijn geregistreerd. Met het klikken op de kostenregel zijn de onderliggende verplichtingen te bekijken.

Voorbeeld van het scherm Verplichtingenregistratie

 

  • Klik in de kolom ‘Te registreren Verplichtingen’ (achtereenvolgens) de kostenregel(s)  aan, waarvoor een Verplichting aangegaan wordt. 
  • Er verschijnt een invoerkaartje. Via ‘toevoegen’ kan er voor de geselecteerde kostenregel 1 of meerdere Verplichtingen worden geregistreerd, eventueel o.v.v. de naam van de crediteur en een toelichting.

           

            Voorbeeld van de invoerkaart registreren verplichtingen

 

  • Kies, nadat voor één of meerdere kostenregels de gewenste Verplichtingen zijn geregistreerd, voor ‘Registreer verplichtingen’. 

  • Er verschijnt een invoerkaartje met het totaaloverzicht van de Verplichtingen, klik op OK. De Verplichtingen verdwijnen uit de kolom ‘Te registreren Verplichtingen’ naar de kolom ‘Geregistreerde Verplichtingen’. Een formele goedkeuring door de Keurder is niet benodigd.

 

Deze handeling kunt u desgewenst meerdere keren uitvoeren. 

 

Let op!

  • Er kan geen verplichting worden geregistreerd als voor de betreffende kostenregel geldt:

            ∑ geregistreerde verplichtingen + ∑ te registreren verplichtingen < Goedgekeurde budget