Ieder tabblad bevat meerdere schermen. Hieronder wordt ieder scherm toegelicht.

Onder het tabblad ‘Planning’ vindt u de schermen ‘Planning’ en ‘Kladblok’.
 Onder het tabblad ‘Financiën’ vindt u de begroting samen met de cashflowschermen waarin de begroting wordt uitgezet in de tijd. Onder ‘Budgetoriëntatie’ vindt u de kostenstructuur terug waarin de begroting opgevoerd kan worden. In het Winst en Verlies scherm kunt u middels een termijnschema de begroting uitzetten in de tijd. Het Cashflow scherm biedt de mogelijkheid om kosten en opbrengsten te corrigeren voor feitelijke uitgaven en ontvangsten om zo tot een nauwkeurige benadering van de liquiditeitsprognose te komen.

 

4.1 Planning – Planning

Op het scherm ‘Planning’ vindt u de vier vaste planningsdatums; Start project, Start bouw, Eind bouw en Eind project. Middels de blauwe activeringszones kunnen deze datums aangepast worden. Deze vaste datums zijn van belang voor het plannen van de cashflows. De termijnschema’s worden namelijk gepland op basis van deze datums. In hoofdstuk 5 wordt nader ingegaan op het plannen van de cashflows.

 

Planning scherm met de vier vaste datums.

 


4.2 Financiën - Budgetoriëntatie

In dit scherm kan de begroting worden gedefinieerd conform de bedrijfseigen kostenstructuur die tijdens de implementatie van Reaforce is ingericht. 

 

Kosten en opbrengsten kunnen alleen op het laagste kostenniveau ingevoerd worden. Dit is in de applicatie zichtbaar door de blauwe activeringszones op de betreffende regels waar ingevoerd kan worden. Door hierop te klikken kunnen bedragen ingevuld worden. Alle kosten en opbrengsten zijn met eenzelfde invoerkaart te muteren, met uitzondering van de Financieringsrente. Deze wordt middels een aparte invoerkaart ingevoerd. 

Scherm ‘Budgetoriëntatie’ waarin de begroting opgevoerd kan worden

 

Wanneer een project is geactiveerd voor projectcontrol, dan kan de begroting worden geïmporteerd vanuit het administratieve systeem. In het blok ‘Projectgegevens’ kan onder ‘Begroting import per:’ de importeer functie geactiveerd worden (zie groene kader in onderstaande afbeelding). 

Wanneer deze functie op ‘Begroting automatisch importeren’ staat, dan wordt de begroting middels het periodieke interface-proces automatisch in Reaforce geladen. Zolang deze instelling actief is, kunnen de kostenregels niet handmatig worden gemuteerd. Pas als de instelling wordt teruggezet op ‘Begroting niet importeren’, kunt u de kostenregels weer muteren. 

Automatisch importeren instellen

 

Alle ingevoerde bedragen zijn exclusief BTW. Door op de BTW knop te drukken bovenin het scherm, worden de BTW instellingen per kostenregel getoond. Daarnaast wordt achter het opgevoerde budget het BTW bedrag getoond behorende bij de kostenregel. Op het Budgetoriëntatiescherm kan per regel de BTW grondslag ingesteld worden. Door op de BTW knop te drukken, openen de BTW kolommen per kostenregel. Hier kun u aangeven hoeveel procent van een kostenregel onder ‘Hoog tarief’, ‘Laag tarief’ en/of ‘Vrijgesteld’ valt. Dit resulteert in een BTW bedrag die conform de planning van de kosten wordt uitgezet in de tijd. 

Invoeren van BTW grondslagen per kostenregel op het Budgetoriëntatie scherm


 

4.3 Financiën – Winst en verlies

Op het Winst en Verlies scherm wordt de begroting uitgezet in de tijd (zowel metrisch als grafisch).  Zodra het scherm wordt geopend is de begroting al uitgezet conform de defaultset die is geselecteerd bij het aanmaken van het project. U kunt vervolgens, indien nodig, de uitzetting in tijd van de kosten en opbrengsten aanpassen om tot een projectspecifieke verdeling van kosten en opbrengsten in de tijd te komen.

 

Het plannen van de kosten en opbrengsten geschiedt op het zogenaamde cashflowniveau. Het cashflowniveau kan bestaan uit één of meerdere kostenregels. Op het Winst en Verlies scherm kan het daarom zo zijn dat sommige kostenregels uit het Budgetoriëntatiescherm niet terug te zien zijn, omdat het cashflowniveau dan ligt op het totaal van een groep kostenregels.  

 

Zodra de variant is geactiveerd voor projectcontrol, dan is het project in Reaforce gekoppeld aan de administratie. Zo kunnen de actuals op de cashflowniveaus/cashflowregels worden ingelezen. Op het Winst en Verlies scherm heeft u inzicht in de totale begroting (‘Totaal’), het totaal aan geboekte actuals (‘Actuals’) en het restant aan cashflow (‘Restant’). De kolom ‘Afwijking’ toont de procentuele afwijking van uw laatst opgeslagen prognose ten opzichte van de ingelezen actuals. 

Let op!

Als de variant niet is geactiveerd voor projectcontrol, wordt alleen de ‘Totaal’ kolom getoond en zijn de kolommen ‘Actuals’, ‘Restant’ en ‘Afwijking’ niet zichtbaar. 

 

De activeringszones onder de kolom ‘Actuals’ en de tijdvakken leiden u naar een rapport waarin de geboekte actuals worden getoond binnen een bepaald tijdvak. 

De activeringszone onder de kolom ‘Restant’ opent de invoerkaart voor het plannen van de cashflowregel. 

Let op!

Wanneer de variant niet is geactiveerd voor projectcontrol, staat deze activeringszone onder de kolom ‘Totaal’. 

 

In het Winst en Verlies scherm komen prognose & geboekte actuals samen en kan het restant bedrag aan kosten en opbrengsten in tijd gepland worden

 

Voor het plannen van kosten en opbrengsten, zie hoofdstuk 5 in dit document. 


Op het scherm Winst en Verlies worden vervolgens onderstaande gegevens getoond: 

  • Saldo van kosten en opbrengsten
  • Cumulatieve kosten
  • Cumulatieve opbrengsten
  • Cumulatief saldo kosten en opbrengsten

 

Onderaan het Winst en Verlies scherm wordt een ‘Percentage of completion’ (PoC) uitgerekend op basis van de grondslagen: 

  • totale kosten
  • totale opbrengsten. 

Middels de blauwe activeringzone kan ingesteld worden welke grondslag voor de resultaatbepaling leidend moet zijn. Deze gekozen PoC instelling wordt opgeslagen per Projectvariant.

Op basis van het PoC percentage per periode wordt de regel ‘Resultaat’ uitgezet in de tijd. 

Tevens wordt het cumulatieve resultaat getoond.

 

Onderaan het scherm is een interactieve grafiek geïntegreerd. Hiermee kan de metrische weergave grafisch worden weergegeven in een lijngrafiek.

 

Door op het witte pijltje onderaan het scherm te klikken, wordt de grafiek geopend onder in het scherm (zie afbeelding hieronder). Met hetzelfde pijltje kan de grafiek ook weer weggeklapt worden.

 

U kunt de hoogte van de grafiek aanpassen, door de blauwe balk hoger of lager te slepen.

Openen en sluiten van de grafiek op de schermen Winst en Verlies en Cashflow

 

Onderstaande grafiek zal vervolgens geopend worden onder aan het scherm. Eventuele aanpassingen die u in de begroting of uitzetting in tijd van kosten en opbrengsten  maakt, worden direct doorgevoerd in de grafiek.

Grafiek op de schermen Winst en Verlies en Cashflow

 

Legenda

Links van de grafiek staat de legenda waar tot 4 cashflowregels geselecteerd kunnen worden. 

Door op één van de kaders te klikken, wordt een lijst geopend met alle cashflowregels van het betreffende scherm waaruit u een selectie kunt maken.

 

Door op het lijntje van de legenda te klikken, kunt u die specifieke regel benadrukken in de grafiek. Door op het kruisje achter de cashflowregel te klikken, kunt u de geselecteerde cashflowregel verwijderen. 

Indien u een PC-variant heeft waarop actuals zijn ingeladen, wordt er een standlijn in de grafiek getoond. Dit is de datum tot waarop de actuals zijn ingelezen.

 

 

Onder de legenda kunt u een aantal zaken instellen, om zo de grafiek verder naar uw hand te zetten.

 

Vergelijkingsvariant tonen

Tevens is het mogelijk om, als er 2 of meer Projectvarianten aanwezig zijn, een vergelijkingsvariant te selecteren. 

Het selecteren van een vergelijkingsvariant is echter alleen mogelijk indien de optie ‘toon cumulatieven’ is geselecteerd. 

De gegevens van de vergelijkingsvariant worden in de cashflow getoond met een onderbroken lijn. 

            

Grafiek instellingen

  1. Toon cumulatieven: Door dit aan te vinken wordt de cumulatieve ontwikkeling van de cashflowregels in de grafiek getoond. Door dit uit te vinken worden de bedragen van de cashflowregels per maand getoond.
  2. Toon procentueel: Door dit aan te vinken, worden de cashflowregels relatief uitgedrukt, dus worden op de y-as percentages getoond. Door dit uit te vinken worden de cashflowregels absoluut uitgedrukt, dus worden op de y-as bedragen getoond. 
  3. Toon resulutaat: Door dit aan te vinken, wordt het beoogde resultaat als benchmark door de grafiek getoond. Deze lijn wordt automatisch toegevoegd aan de legenda. Door dit uit te vinken, wordt dit niet getoond.

 

Datalabel instellingen

Wanneer u met de muis over de grafiek beweegt, wordt een datalabel getoond bij het dichtstbijzijnde datapunt. Met de datalabel instellingen kunt u instellen wat er getoond wordt:

  1. Toon waarde: Door dit aan te vinken wordt de waarde van het datapunt in het label getoond. Door dit uit te vinken wordt de waarde niet meer getoond.
  2. Toon datum: Door dit aan te vinken wordt de datum behorende bij het datapunt getoond in het label. Door dit uit te vinken wordt de datum niet meer getoond.

 

 

Vaste datums tonen in grafiek

Met deze instelling kunt u bepalen welke van de vier vaste datums u in de grafiek terug wil zien. Als u bijvoorbeeld ‘Start bouw’ aanvinkt, dan wordt er een lichte standlijn in de grafiek getoond op de datum start bouw. Hetzelfde geldt voor de andere vaste datums. 

 

 

4.4 Financiën – Cashflow

Op het Cashflow scherm wordt de cashflow/liquiditeitsplanning van de begroting gegenereerd.  

 

De basis voor het opstellen van deze cashflow/liquiditeitsplanning is de uitzetting van kosten en opbrengsten van de begroting in de tijd zoals weergegeven op het scherm Winst en Verlies. 

Deze verdeling in de tijd wordt overgenomen naar het scherm Cashflow, waarna er op het scherm Cashflow nog een aantal bewerkingen plaatsvinden, om zo vanuit de kosten en opbrengsten een juist bedrag aan uitgaven en ontvangsten te genereren. 

Het betreft de volgende bewerkingen:

  • Het instellen van een cashflowaandeel per cashflowregel
  • Het instellen van een betalingstermijn (in dagen) per cashflowregel
  • het verschil tussen geboekte actuals en betaalde actuals verwerken in de betalingstermijn (alleen van toepassing in PC’s)

 

Op het scherm worden tevens getoond: 

  • Cumulatieve uitgaven
  • Cumulatieve ontvangsten
  • Cashflow cumulatief

 

Daarnaast worden op dit scherm ook (optioneel) de BTW inkomsten en – uitgaven getoond inclusief het moment van de BTW aangifte.

Door deze bewerkingen wordt vanuit het scherm Winst en Verlies een nauwkeurige benadering van de liquiditeitsprognose gecreëerd. 

 

Zodra de variant is geactiveerd voor projectcontrol, dan is het project in Reaforce gekoppeld aan de administratie. 

Op het Cashflow scherm heeft u inzicht in de totale begroting (Totaal Cashflow), het totaal aan betaalde actuals (Actuals) en de restant cashflow (Restant Cashflow). 

De activeringszones onder de kolom ‘Actuals’ en de tijdvakken leiden u naar een rapport waarin de betaalde actuals worden getoond binnen een bepaald tijdvak. 

 

Door op het icoon ‘Aandeel cashflow’ linksboven in het scherm te klikken worden twee aanvullende kolommen op het scherm getoond; ‘Totaal’ en ‘Aandeel Cashflow’. 

 

Weergave van het cashflow scherm indien het icoon Aandeel Cashflow is geactiveerd. 

 

Door op het icoon ‘Debiteuren/Crediteuren stand’ linksboven in het scherm te klikken worden nog eens twee aanvullende kolommen op het scherm getoond; ‘Debiteuren & Crediteuren’ en ‘Betalingstermijn’. 

 

Weergave van het cashflow scherm indien het icoon Debiteuren/Crediteuren stand is geactiveerd. 

 

Voor het plannen van uitgaven en ontvangsten, zie hoofdstuk 6 in dit document. 

Onderaan het scherm is een interactieve grafiek geïntegreerd. Hiermee kunt u de metrische weergave grafisch weergeven in een lijngrafiek. Deze grafiek kent dezelfde instellingen als de grafiek op het scherm Winst en Verlies. Zie voor een nadere toelichting op de grafiek hoofdstuk 4.3 in dit document.