Op het Winst en Verlies scherm word de begroting uitgezet in de tijd (zowel metrisch als grafisch).  Zodra het scherm wordt geopend is de begroting al uitgezet conform de defaultset die is geselecteerd bij het aanmaken van het project. U kunt vervolgens, indien nodig, de uitzetting in tijd van de kosten en opbrengsten aanpassen om tot een projectspecifieke verdeling van kosten en opbrengsten in de tijd te komen.

 

U kunt kosten en opbrengsten per cashflowregel plannen op basis van drie verschillende methodieken; 

  • lineair tussen twee vaste datums
  • conform een termijnschema of 
  • naar rato van de totale kosten (alleen beschikbaar voor het plannen van de opbrengsten)

 

Onder de kolom ‘Restant’ staat per cashflowregel een activeringszone. Hiermee wordt de invoerkaart geopend van de ingestelde planningsmethodiek voor de betreffende cashflowregel. 

 

U kunt van planningsmethodiek wisselen via een rechtermuisklik op dezelfde activeringszone. Hierdoor opent een menu waar de gewenste planningsmethode geselecteerd kan worden. 

De cashflows kunnen alleen op het laagste niveau gepland worden, dus per cashflowregel en niet op (sub)totaaltellingen. 

en op het laagste niveau gepland worden, dus per cashflowregel en niet op (sub)totaaltellingen.

Menu voor het selecteren van de planningsmethodiek



5.1 Lineair tussen vaste datums

U heeft de mogelijkheid om zowel opbrengsten als kosten lineair te plannen tussen twee vaste datums. Zo kunt u bijvoorbeeld plannen tussen Start project en Eind project of tussen Start bouw en Eind bouw. Vanuit het menu selecteert u direct de periode waartussen kosten en opbrengsten  lineair gepland moet worden. 

Cashflow die lineair is gepland tussen twee vaste datums.

 

In de invoerkaart wordt de planning en het resterende bedrag aan cashflow weergegeven voor de  betreffende cashflowregel.

 

Zodra in deze periode actuals worden ingelezen, dan wordt de cashflowplanning automatisch voor de geboekte actuals gecorrigeerd. Het restant wordt dan lineair gepland tussen de datum waarop de actuals zijn ingelezen en de einddatum van de periode.

 


5.2 Conform termijnschema

Daarnaast heeft u de mogelijkheid om een specifiek termijnschema te definiëren. Een termijnschema bevat minimaal één termijn. Naarmate de tijd verstrijkt en daarmee de prognose wordt ingehaald door de ingelezen actuals, zal door Reaforce de planning automatisch bijgestuurd worden op basis van de ingelezen geboekte actuals.

 

Wanneer u de invoerkaart opent, dan wordt een grafiek getoond met de oude prognose en de nieuwe prognose. De oude prognose is de prognose die het laatst is opgeslagen. Wanneer u op een later moment de invoerkaart opent, dan kunnen de oude –   en huidige prognose uit elkaar zijn gelopen. Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer de ingelezen geboekte actuals afwijken van uw opgeslagen prognose of wanneer u de planning van een termijn aanpast. Wanneer u vervolgens de invoerkaart opslaat, zal de oude prognose worden overschreven met de prognose die u zojuist heeft opgeslagen.

Cashflow gepland conform termijnschema 

U kunt meerdere termijnen definiëren in het termijnschema. Wanneer u over een termijn beweegt met de muis, ziet u een plus-icoon voor de termijn verschijnen. 


Termijn toevoegen tussen Termijn 1 en Termijn 2 


Via die plus kunt u termijnen toevoegen aan het termijnschema. Een termijn kan worden toegevoegd indien:

 

  • De startweek van de laatste termijn groter is dan 1; 
  • Tussen de datum actuals en de eerstvolgende termijn minimaal één week ruimte zit; 
  • Tussen twee toekomstige termijnen minimaal één week ruimte zit.


Door een cashflow te plannen conform het termijnschema is het mogelijk om één of meerdere bedragen lineair te plannen in een specifieke periode. Let op, hierbij geldt dat de planning van de termijnen niet mogen overlappen en dus altijd opvolgend dienen te zijn. Indien er wel overlappende termijnen in de invoerkaart bestaan, dan kunt u dit niet opslaan. U ziet in dit geval een rode lijn onder het invoerveld dat moet worden aangepast. Zie onderstaande afbeelding voor een voorbeeld. 

Termijnen in een termijnschema mogen niet overlappen


Aan een termijn kan een percentage of bedrag van de totale cashflowregel toebedeeld worden. Dit bedrag wordt vervolgens lineair uitgezet tussen twee weeknummers vanaf één van de drie vaste datums, bijvoorbeeld tussen week 4 en week 8 vanaf Start project. 

 

Naarmate de tijd verstrijkt, zal door Reaforce de prognose automatisch bijgestuurd worden op basis van de ingelezen geboekte actuals. Onder de ‘Afwijking’ kolom wordt de afwijking getoond tussen de meest recente prognose en de feitelijke geboekte actuals. Hoe groter de afwijking, hoe verder de actuals afwijken van de meest recente prognose. 

 

De ingelezen geboekte actuals worden van de prognose van de lopende termijn afgehaald. Hierdoor blijft een restant welke u nog kunt plannen. Dit restant wordt conform de planning van de termijn lineair uitgezet in de tijd. Zodra de startdatum van een termijn wordt ingehaald door de datum waarop geboekte actuals zijn ingelezen, dan beweegt de startdatum van een termijn mee met de datum actuals, omdat het immers niet mogelijk is om in het verleden te plannen.

 

Wanneer het eind van een termijn is bereikt en er blijkt nog een restant te zijn, dan wordt de eind week van die termijn automatische opgeschoven met 1 week. Dit gebeurt totdat de start van de volgende termijn is bereikt. Als er dan nog steeds een restant blijkt te zijn, dan wordt dit automatisch bij de slottermijn opgeteld. De termijn die verstreken is zal ‘bevroren’ worden, zoals in onderstaande afbeelding in het groen is omkaderd. 

Voorbeeld waarbij ‘Termijn 1’ is bevroren en het restant is overgeheveld naar de slottermijn


Het is ook mogelijk om aangemaakte termijnen te verwijderen. Wanneer u met de muis op de betreffende termijn staat, ziet u een kruis voor de termijn verschijnen. Door hier op te klikken, zal de termijn verwijderd worden. 

Termijn verwijderen


In de invoerkaart wordt de verwijderde termijn doorgehaald en bovenin het termijnschema geplaatst. Het bedrag dat aan de verwijderde termijn was toebedeeld, wordt bij de onderste termijn opgeteld. Zodra u de invoerkaart opslaat, dan is de termijn definitief verwijderd uit het termijnschema en zal deze niet meer getoond worden bij het heropenen van het termijnschema. 

Verwijderde termijn in het termijnschema



5.3 Naar rato totale kosten

Tot slot heeft u de mogelijkheid om opbrengsten te plannen naar rato van de totale kosten. Op deze wijze volgen de opbrengsten de kostencurve. Deze planningsmethode is afhankelijk van de geplande kosten, dus het restant is verder niet te sturen. 

Cashflow die naar rato van de kosten is gepland

 

Zodra actuals worden ingelezen, wordt u geattendeerd op het verschil van de geboekte actuals ten opzichte van de verwachte opbrengsten in de ‘Afwijking’ kolom. Dit verschil wordt berekend op basis van de verwachte opbrengsten op basis van de kosten ten opzichte van de daadwerkelijk geboekte opbrengsten.

Het restant wordt vervolgens gepland conform de verhouding van de reeds geplande kosten.