Na het opstellen van het financieel plan per entiteit kan het plan door de Financial Controller ter goedkeuring worden aangeboden. Een hiervoor benoemde beoordelaar (gedefinieerd in een gebruikersrol per entiteit) keurt na controle het plan goed of af. Op deze wijze ontstaat een workflow waarin alle financiële plannen in de organisatie van onder naar boven stapsgewijs worden ingediend en goedgekeurd. Laatste stap in dit proces is het afsluiten van het financieel plan op ondernemingsniveau. Dit hoofdstuk beschrijft deze hele workflow.

 

Stap 1. Het indienen van het financieel plan ter goedkeuring

Het indienen van financiële plannen begint bij de entiteiten op het laagste niveau in de onderneming. De Financial Controller van deze entiteit(en) gaat hiervoor in het navigatiemenu naar het juiste Financiële Plan en selecteert vervolgens Workflow (zie onderstaand voorbeeld). 

Op het scherm Workflow wordt per entiteit de status getoond. Voor Entiteiten op het laagste niveau in de onderneming met de status Open kunnen nu de financiële plannen ingediend worden,door voor deze entiteit(en) de checkbox aan te vinken, gevolgd door de knop Indienen open entiteiten. 

Let op:

De financiële plannen voor moeder entiteiten kunnen nog niet worden aangeboden ter goedkeuring zolang de onder­liggende entiteiten nog niet zijn goedgekeurd.

Voorbeeld - Scherm: Financieel Plan – Workflow - Indienen


Vervolgens kan er een toelichting worden gegeven bij het indienen van de financiële plannen (zie onderstaand voorbeeld). Merk op dat deze toelichting geldt voor alle plannen die nu ingediend worden. Indien het nodig is om een separate toelichting voor ieder plan toe te voegen dan moeten deze plannen ook één voor één ingediend worden. 

Na het bevestigen van het indienen is het financieel plan voor deze entiteit niet meer te bewerken. 

 

Voorbeeld - Pop-up: Financieel Plan – Workflow – Indienen


Na het indienen van de financiële plannen dienen deze door de Reviewer te worden beoordeeld en gekeurd. Meerdere mensen kunnen de Reviewer rol hebben voor een entiteit. In dat geval hoeft er maar één van deze Reviewers het plan te keuren.

 

De Reviewer ziet de (keurings) taken die hij nog uit te voeren heeft als hij in het navigatiemenu de Startpagina of Taken selecteert (zie onderstaand voorbeeld). Op hetzelfde Workflow scherm waar het indienen van plannen mogelijk is kan ook gekeurd worden. 

Voorbeeld - Scherm: Taken


Stap 2. Het keuren van het financieel plan 

De Reviewer kan de financiële plannen met de status Ingediend keuren. Hij doet dit door in het navigatiemenu naar Workflow te gaan en voor de entiteit(en) de checkbox aan te vinken, gevolgd door de knop Beoordelen ingediende entiteiten en vervolgens te kiezen voor de actie Goedkeuren of Afkeuren. 

Ook nu kan commentaar aan de keuringsactie worden toegevoegd. Net als bij het opslaan van notities bij het indienen, wordt er slechts één notitie opgeslagen als er meerdere financiële plannen in 1 keer worden gekeurd. Om individuele notities per Financieel Plan op te slaan, moeten de plannen afzonderlijk worden gekeurd.

 

Het commentaar dat is toe­gevoegd bij het indienen of keuren van financiële plannen kan bekeken worden door het klikken op de Details in de kolom Historie. 

 

Indien de Reviewer het financieel plan afkeurt wordt het plan weer bewerkbaar voor de Financial Controller. Het proces begint nu opnieuw qua indienen en goedkeuren voor deze entiteit, terwijl commentaren en statusovergangen worden bijgehouden.

 

Na het goedkeuren van alle plannen voor de dochters van een moederentiteit kan het financieel plan voor de moeder ingediend worden. Dit gebeurt door de Financial Controller van de moeder, analoog aan het beschreven proces in Stap 1. 

 

Als ook het laatste financieel plan op ondernemingsniveau goedgekeurd is, kan het plan volledig afgesloten worden. Dit gebeurt door de Global Administrator door op het startscherm in de betreffende regel van het financieel plan op de drie puntjes te klikken en vervolgens Plan afsluiten te selecteren. Het plan krijgt dan de status Afgesloten. 

 

Indien nodig kan een afgesloten plan weer heropend worden door de Global Administrator.

Daarna kan de Global Administrator op het startscherm in de regel van het betreffende financieel plan op de drie puntjes klikken en vervolgens Plan heropenen selecteren (zie onderstaand voorbeeld). Het plan krijgt dan de status Open. 

Voorbeeld - Scherm: startpagina – heropenen plan