Zoals in stap 1 in hoofdstuk 3 aangegeven verzorgt de Global Administrator de inrichting op  ondernemingsniveau. Dit is een eenmalige actie en behoeft vervolgens alleen nog onderhoud. De volgende zaken moeten ingericht worden:

• Opbouw ondernemingsstructuur (inclusief koppeling met Reaforce projectbedrijven)
• Opbouw kasstroomschema voor de onderneming
• Indexreeksen voor de onderneming
• Betalingsschema's voor de onderneming
• BTW-categorieën voor de onderneming
• Vennootschapsbelasting-tarieven voor de onderneming
• Opbrengst- en kostenverantwoording voor de onderneming.

Ga hiervoor in het navigatiemenu naar Instellingen en kies vervolgens voor de instellingen op ondernemingsniveau (zie onderstaand voorbeeld). 

Voorbeeld - Scherm: Instellingen Onderneming

Deze stappen worden in de volgende paragrafen uitgewerkt.

5.1 Opbouw ondernemingsstructuur

De Global Administrator kan de structuur van de entiteiten opvoeren door entiteiten en hun hiërarchie in de onderneming aan te geven. Daarna kan per entiteit de koppeling met het onder­liggend bronsysteem (Projectbedrijven uit Reaforce) aangegeven worden en kunnen eventueel deelnemings­percentages opgegeven worden (zie onderstaand voorbeeld).

In eerste instantie worden dochters toegevoegd. Klik hiervoor eerst op de juiste moederentiteit en dan op de knop Toevoegen dochter. Toets vervolgens de naam van de dochterentiteit in. Indien er een koppeling met Reaforce wordt gebruikt, klik dan op de cel in de tweede kolom en selecteer het juiste Reaforce bedrijf. 

LET OP: 

Vergeet niet om na het toevoegen van een nieuwe entiteit gebruikersrollen voor de nieuwe entiteit toe te kennen. 

Voorbeeld - Scherm: Instellingen Onderneming – Ondernemingsstructuur

Het is mogelijk om de positie van een dochter onder de moederentiteit te veranderen door het verplaatsen met de Omhoog en Omlaag knoppen. Daarmee wordt de entiteit in de schermen op die positie getoond. 

LET OP: 

Het is vooralsnog niet mogelijk om een dochter naar een andere moeder over te zetten. 

Naast het aanmaken van de dochterentiteit kan voor deze dochter ook de eigendomsstructuur voor de dochter aangegeven worden. Klik hiervoor op de dochterentiteit aan de linkerkant van het scherm. Aan de rechterkant wordt de eigendomsstructuur voor de dochter getoond (zie onderstaand voorbeeld). In eerste instantie is deze gezet op 100% eigendom door de moeder en 0% eigendom extern. 

Er kan nu gekozen worden om een of meerdere moeders toe te voegen uit de onderneming. Alle externe moeders worden bij elkaar benoemd onder Extern. Tot slot kan het relatieve eigendom van de moeders aangegeven worden door het invoeren van verhoudings­getallen. Het systeem rekent aan de hand van deze verhoudings­getallen het percentage uit zodat het geheel altijd op 100% komt. 

Bij een verdeling van Moeder A deel 5, Moeder B deel 3 en Extern deel 2 bezit Moeder A 50%, Moeder B 30% en Extern 20%. 

Voorbeeld - Scherm: Instellingen Onderneming – Ondernemingsstructuur - Eigendomsstructuur

Na het bevestigen van alle wijzigingen, door het klikken op Bewaren, worden de wijzigingen doorgevoerd. Aangezien het enige tijd kan duren komt er in de kopregel van de applicatie een notificatie als de wijzigingen zijn doorgevoerd:

Het is mogelijk om de naam van een entiteit in een later stadium aan te passen door op de naam van de betreffende entiteit te klikken. In dat geval wordt de naam van deze entiteit in zowel de gesloten als open plannen veranderd. 

LET OP: 

Bij voorkeur wijzigingen in de ondernemingsstructuur aan te brengen als financiële plannen gesloten zijn. Dat beperkt het beslag dat deze wijziging op het systeem legt. Als   deelnemingspercentages worden aanpast, zal dat binnen een open plan voor alle entiteiten doorgerekend worden; dit gebeurt onafhankelijk van de workflow status van de entiteiten binnen het plan. Als een gesloten plan heropend wordt, zullen wijzigingen die voorafgaande aan de heropening gedaan zijn, niet doorgerekend worden. Wijzigingen in de ondernemingsstructuur na heropening, zouden kunnen leiden tot een foutmelding binnen het syteem vanwege een conflict tussen de actuele  entiteitsstructuur en de entiteitsstructuur van het heropende financiële plan.

5.2 Structuur Financieel overzicht

Afhankelijk van de rapportage- en analysebehoefte kan de Global Administrator de algemene opbouw van de structuur van het Financieel overzicht verder verfijnen door het toevoegen van groepen  (zie paragraaf 5.2.1). Dit is alleen mogelijk voor het verfijnen van algemene kosten. 

Daarnaast kan voor kasstroomprognoses die vanuit Excel geïmporteerd worden de structuur voor deze projecten worden gedefinieerd (zie paragraaf 5.2.2).

5.2.1 Structuur Financieel overzicht: algemene opbouw

Voor alle entiteiten in de onderneming wordt hetzelfde kasstroomschema gebruikt. Uiteraard hoeven niet alle entiteiten iedere regel in het kasstroomschema in gebruik te hebben. Binnen het standaard kasstroomschema is het als Global Administrator mogelijk aanpassingen in de structuur te maken voor algemene kosten.

Selecteer het scherm FP&A – Structuur Financieel overzicht (zie onderstaand voorbeeld). Het huidige kasstroomschema wordt rechts getoond. Door te klikken op de knop Categorie toevoegen bij algemene kosten wordt een nieuwe categorie in de structuur geplaatst. Deze kan van de juiste naam worden voorzien. Tevens is het mogelijk de categorie op de juiste plek in het kasstroomschema te zetten door het gebruiken van de Omhoog en Omlaag knoppen. 

Voorbeeld - Scherm: Instellingen Onderneming – FP&A - Structuur Financieel overzicht

Een categorie kan worden verwijderd door de categorie te selecteren en dan op het prullenbak icoon aan de rechterkant te klikken.

Dit is alleen mogelijk als de categorie niet in gebruik is in open financiële plannen.

5.2.2. Structuur Financieel overzicht: Excel projecten

Naast het kunnen importeren van Reaforce projecten is het ook mogelijk om kasstroomprognoses op projectniveau vanuit Excel te importeren (paragraaf 9.2.2.). Hiervoor moet eerst de structuur van  het financieel overzicht voor deze Excel projecten bepaald worden. 

Selecteer het scherm Excel – Structuur Financieel overzicht (zie onderstaand voorbeeld). De huidige structuur van het kasstroomschema, Winst & Verlies en Balans wordt getoond. Door te klikken op het plusteken in een regel wordt een nieuwe categorie in de structuur geplaatst. Er kan een onbeperkt aantal categorieën/lagen gecreëerd worden. Deze kunnen van de juiste naam worden voorzien. Tevens is het mogelijk de categorie op de juiste plek in het kasstroom­schema te zetten door het gebruiken van de Omhoog en Omlaag knoppen. 

Voorbeeld - Scherm: Instellingen Onderneming – Excel - Structuur Financieel overzicht

Een categorie kan worden verwijderd door de categorie te selecteren en dan op het prullenbak icoon aan de rechterkant te klikken.

5.3 Indexreeksen (onderneming)

De Global Administrator kan een of meerdere indexatieschema's opgeven die voor iedere actieve entiteit in de onderneming beschikbaar gesteld worden (zie onderstaand voorbeeld). De bedragen in de kasstroom­prognoses worden berekend onder meer op basis van de opgegeven indexatiepercentages.

Voor het creëren van een indexreeks, klik op de knop Reeks toevoegen. Er wordt een rij toegevoegd aan de tabel waarop de reeks een naam kan worden gegeven. Daarna kunnen de indexpercentages worden toegevoegd per jaar. 

Voeg eventueel een startjaar of eindjaar toe door middel van de daarvoor bestemde knoppen. 

Een start- of eindjaar kan verwijderd worden door op de drie puntjes naast het jaar te klikken en vervolgens Jaar verwijderen te kiezen. Een Indexreeks kan worden verwijderd door de indexreeks te selecteren en dan op het prullenbak icoon aan de rechterkant te klikken.

De indexwaarde van het laatste jaar wordt gebruikt voor alle toekomstige, nog niet gedefinieerde jaren. 

Voorbeeld - Scherm: Instellingen Onderneming – Indexreeksen

5.4 Betalingsschema’s (onderneming)

De Global Administrator kan een of meerdere betalingsschema's opgeven die voor iedere actieve entiteit in de onderneming beschikbaar gesteld worden (zie onderstaand voorbeeld). 

Om een nieuw betalingsschema aan te maken, klik op de knop Schema toevoegen. Er verschijnt een slide-in waarin de naam en omschrijving van het betalingsschema kunnen worden ingegeven. Daarna kunnen de verhoudingsgetallen worden ingegeven per maand. Conform deze verhoudings­getallen zullen de jaarlijkse betalingen worden verdeeld over de maanden. 

Een betalingsschema kan worden verwijderd door het betalingsschema te selecteren en de checkbox aan te vinken aan de linkerkant en vervolgens op de knop Verwijderen te klikken. 

Voorbeeld - Scherm: Instellingen Onderneming – Betalingsschema's

5.5. BTW-categorieën (onderneming)

De Global Administrator definieert de BTW-categorieën en geeft de bijbehorende percentages op. Naar eigen inzicht en kennis kunnen de percentages in de komende jaren aangepast worden (zie onderstaand voorbeeld).

Om een BTW-categorie toe te voegen klik op de knop Categorie toevoegen. Er wordt een nieuwe regel toegevoegd waarop de naam en omschrijving van de BTW-categorie kunnen worden ingegeven. Vervolgens kunnen er BTW-percentages per jaar worden ingegeven. Indien gewenst kan er een jaar toegevoegd worden door te klikken op Jaar toevoegen. Een jaar kan verwijderd worden door op de drie puntjes naast het jaar te klikken en vervolgens Jaar verwijderen te kiezen.

Het BTW-percentage dat gebruikt wordt voor het laatste jaar wordt tevens gebruikt voor latere jaren.  

Voorbeeld - Scherm: Instellingen Onderneming – BTW categorieën

De bedragen in de kasstroomprognoses worden berekend onder meer op basis van de opgegeven BTW-percentages.

Een BTW-categorie kan worden verwijderd door de BTW-categorie te selecteren en dan op het prullenbak icoon aan de rechterkant te klikken. 

5.6 Vennootschapsbelasting (onderneming)

De  Global Administrator definieert belastingschijven en bijbehorende tarieven. Percentages voor de komende jaren kunnen toegevoegd worden naar eigen inzicht. (zie onderstaand voorbeeld).

Voorbeeld - Scherm: Instellingen Onderneming – Vennootschapsbelasting

Om een belastbare schijf te creëren klik op de knop Toevoegen vennootschapsbelasting. Een rij zal worden toegevoegd aan de tabel waarna de belastingschijf en belastingtarief ingevuld kunnen  worden. Voeg eventueel een startjaar of eindjaar toe door middel van de daarvoor bestemde knoppen. 

Een start- of eindjaar kan verwijderd worden door op de drie puntjes naast het jaar te klikken en vervolgens Jaar verwijderen te kiezen. Een belastbare schijf kan worden verwijderd door de belastingschijf te selecteren en dan op het prullenbak icoon aan de rechterkant te klikken.

Belastingschijven en bijbehorende tarieven van het laatste jaar zullen worden gebruikt voor ongedefinieerde toekomstige jaren.

5.7 Opbrengst- en kostenverantwoording (onderneming)

Met de sjabloon onder opbrengst- en kostenverantwoording wordt de "vertaling" van kasstroom naar winst & verliesrekening en balans gedefinieerd (zie onderstaand voorbeeld).

 Voorbeeld - Scherm: Instellingen Onderneming – Opbrengst- en kostenverantwoording

Opbrengst- en kostenverantwoording instellingen kunnen op drie niveaus worden ingegeven: op ondernemingsniveau, entiteitsniveau en op het project. Instellingen op ondernemingsniveau worden overschreven door instellingen op entiteitniveau. Instellingen op entiteitniveau worden overschreven door instellingen op het project. Na het downloaden en instellen van de gegevens in het sjabloon kan het bestand in de applicatie geladen worden met behulp van de Upload knop.

Voorbeeld - Excel voor groepering opbrengst- en kostenverantwoording

Binnen het configuratie werkblad (zie bovenstaand voorbeeld) kan in kolom A groepen worden gedefinieerd. Aan deze groep kan een Percentage of Completion methode worden toegekend, waardoor opbrengsten en kosten in de winst & verliesrekening worden verantwoord. Er kan ook per groep worden aangegeven of en vanaf welk moment kosten moeten worden geactiveerd in de balans. 

Er zijn vier methodes van omzet en kostenverantwoording mogelijk:

1. Gebaseerd op kosten

De kosten in de kasstroom (van Reaforce en Excel projecten) zijn hierbij leidend. De omzet in de winst- en verliesrekening volgt de kosten uit de kasstroom.

2. Gebaseerd op verkoopplanning. 

De verkoopplanning is hierbij leidend voor de verantwoording in de winst- en verliesrekening. De kosten en opbrengsten in de kasstroom (van Reaforce en Excel projecten) zullen naar rato van de verkoopplanning als omzet in de winst- en verliesrekening verschijnen.

3. Gebaseerd op afgeronde contracten

Afronding van de bouwfase is hierbij leidend. Op moment van einde bouw zullen de kosten en opbrengsten in de kasstroom (van Reaforce en Excel projecten )als omzet in de winst- en verliesrekening verschijnen voor alle eenheden die reeds verkocht zijn. 

Voor alle dan nog onverkochte eenheden geldt dat de kosten en opbrengsten in de kasstroom als omzet in de winst- en verliesrekening verschijnen op het moment dat deze eenheden verkocht worden.  

4. Gebaseerd op opbrengsten

De opbrengsten in de kasstroom (van Reaforce en Excel projecten) zijn hierbij leidend. De omzet in de winst- en verliesrekening volgt de opbrengsten uit de kasstroom.

In onderstaande tabel wordt per Reaforce projecttype aangegeven welke methodes van omzet- en kostenverantwoording kunnen worden geselecteerd. 

In de kolom Geactiveerd wordt bepaald of uitgaven als kosten in de winst- en verliesrekening worden verantwoord. Indien Geactiveerd op Ja staat zullen de kosten vanaf de ingestelde startdatum worden geactiveerd. De kosten worden daarmee in de balans in onderhanden werk verantwoord.

Vrijval van de post onderhanden werk zal gebeuren naar rato van de omzetname. 

Voorbeeld - Excel voor koppelen kasstroomregels aan groepen

Binnen het werkblad Methode selectie wordt de financiële structuur getoond in de kolommen A, B en C (zie bovenstaand voorbeeld). Deze gegevens zijn afkomstig van de bron in Reaforce. Op moment van downloaden zal de lijst zich actualiseren vanuit de bron; daarmee worden de kolommen A t/m C ververst. 

LET OP: 

Het is dus altijd aan te raden om bij het aanmaken van het financiële plan de lijst te actualiseren. Bij ontbreken van de code in de Excel, wordt deze toegevoegd. Indien de code in de Excel niet meer bestaat in Reaforce dan zal deze code gewoon in de lijst blijven staan. 

Via selectie in kolom D wordt de koppeling gelegd tussen de kasstroomregel en de groep. Hiermee worden de individuele kasstroomregels afkomstig uit de bron gegroepeerd voor omzet- en kosten­verantwoording. In geval een kasstroomregel niet is gekoppeld aan een groep zal deze binnen de winst- en verliesrekening getoond worden overeenkomstig de kasstroom.

Na de inrichting van de sjabloon, kan deze worden geüpload om de instellingen actief te maken. Afhankelijk van het niveau waarop de sjabloon wordt geüpload (Ondernemings- Entiteits- of Projectniveau), zal deze binnen de open en nieuwe plannen worden toegepast.