Om het financieel plan voor een entiteit op te stellen kiest de Financial Controller op de startpagina het juiste financieel plan. Vervolgens selecteert de Financial Controller zijn entiteit door boven in het scherm op de naam van de huidige geselecteerde Entiteit te klikken (zie onderstaand voorbeeld). 

Voorbeeld - Scherm: Financieel plan menu met selectie van de juiste entiteit


Er verschijnt een venster waarin de juiste entiteit opgezocht en geselecteerd kan worden (zie onderstaand voorbeeld). Zoeken naar de juiste entiteit kan door de naam van de entiteit in te toetsen of door het door­lopen van de ondernemingsstructuur. 

Voorbeeld - Kiezen van de juiste entiteit


Na het selecteren van het financieel plan en de juiste entiteit kan het financieel plan opgesteld worden door middel van het doorlopen en invullen / uitvoeren van de verschillende secties in het navigatiemenu. Deze flow wordt besproken in de volgende paragrafen.



9.1 Financieel Plan

Het eerste scherm laat een tweetal type grafieken zien ten aanzien van het financieel plan (zie onderstaand voorbeeld). De keuze kan gemaakt worden tussen kasstromen en posities.

 

Kasstromen

Door te klikken op de knop Cash flow wordt een grafiek getoond. Deze grafiek toont in een grafische weergave de bedragen en kasstromen in een periode, conform het kasstroomoverzicht. Er kan een weergave gekozen worden van operationele activiteiten, investeringsactiviteiten, financieringsactiviteiten of het totaal daarvan. Tevens kan er een weergave gekozen worden van alleen de uitgaven, alleen de ontvangsten of beide.

Door in- en uitzoomen kan de weergave op maand, kwartaal of jaarniveau worden getoond

Voorbeeld - Scherm: Financieel Plan  – kasstromen


Posities 

Door het klikken op de Posities knop wordt de grafiek getoond waarin voor de betreffende entiteit de eindstand liquiditeit en/of eindstand netto-schuld wordt weergegeven (zie onderstaand voorbeeld). Ook hier kan met in- en uitzoomen gekozen worden voor weergave op maand-, kwartaal- of jaarniveau. Er kan een vergelijking gemaakt worden met een ander plan, in onderstaand voorbeeld  is dat Test FP Q2-2022. 

Voorbeeld - Scherm: Financieel Plan - Posities



9.2 Brongegevens 

In de volgende sectie ten aanzien van het financieel plan kunnen projecten uit Reaforce als bron­systeem worden getoond en geïmporteerd. Tevens kunnen projecten worden getoond en geïmporteerd vanuit Excel. 

 

9.2.1 Importeren van Reaforce projecten

Reaforce is het systeem waarmee projectontwikkelaars de kasstromen van hun ontwikkelprojecten kunnen prognosticeren. In paragraaf 5.1 is beschreven hoe Reaforce projecten gekoppeld kunnen worden aan FP&A. 

De Financial Controller kan, na de inrichting en na de aanmaak van het financieel plan door de Global Administrator, Reaforce projecten gaan importeren. Hij selecteert in de navigatiestructuur Brongegevens – Reaforce (zie onderstaand voorbeeld) en ziet vervolgens de projecten en de mogelijkheden tot het importeren van een Reaforce publicatie. 

Reaforce projecten zijn onderverdeeld naar gebouw, - grond- en bouwprojecten.

Voorbeeld - Scherm: Financieel plan – Brongegevens Reaforce 


Per project wordt door middel van een status de relatie aangegeven tussen een FP&A-entiteit en de Reaforce projectpublicatie. Deze statussen zijn weergegeven in onderstaand voorbeeld. De Financial Controller kan voor publicaties die beschikbaar zijn voor importeren per project aanvinken welke er geïmporteerd moeten worden en daarna de daadwerkelijke import starten via de Importeren knop. Hierna worden de kasstroomprognoses van deze Reaforce publicaties ingelezen en toegevoegd aan het financieel plan.

Vervolgens wordt op basis van de toegepaste opbrengst- en kostenverantwoording de "vertaling" van kasstroom naar winst & verliesrekening en balans gedefinieerd (paragraaf 5.7).  

 

Voorbeeld - Statussen in relatie tot het importeren van Reaforce projecten


Het is ook mogelijk om eerder geïmporteerde publicaties weer te verwijderen uit het financieel plan door voor deze publicatie(s) de checkbox per project aan te vinken, gevolgd door de knop Verwijderen. 

 

9.2.2 Importeren van projecten via Excel

Het importeren van Excel bestanden is mogelijk voor het kasstroom­overzicht, de winst- en verliesrekening en de balans. Hiermee kunnen projecten (welke niet in Reaforce staan) in worden geladen of kunnen er openingsbalansen en aanpassingen worden geïmporteerd.

 

LET OP:

Voorafgaand aan het importeren van Excel projecten moet de structuur van de Excel projecten gedefinieerd worden (paragraaf 5.2.2).

 

Voor het importeren van Excel projecten selecteert de Financial Controller in de navigatiestructuur Brongegevens – Excel (zie onderstaand voorbeeld) waarna de volgende stappen worden doorlopen:

Voorbeeld - Scherm: Financieel plan – Brongegevens Excel


Stap 1. Aanmaken van een Excel template

Klik hiervoor op de knop Download Excel sjabloon. Het Excel sjabloon kan lokaal opgeslagen worden om later aan te passen. In het Excel bestand is de structuur voor het opgeven van gegevens al aangegeven. Hiertoe zijn aparte Tabbladen aangemaakt voor kastroom, winst en verlies en balans.  

 

Stap 2. Aanpassen van het Excel bestand

Het gedownloade Excel bestand kan vervolgens gebruikt worden om te vullen met project­gegevens (zie onderstaand voorbeeld). Op elk tabblad moeten de volgende gegevens worden ingevuld:

  • De naam van het financieel plan. Wordt bij het genereren al ingevuld.
  • De naam van de entiteit. Wordt bij het genereren al ingevuld.
  • Vervolgens per project, per kasstroomregel:
    1. De projectnaam
    2. De eigenaar van het project
    3. De startpositie 
    4. De bedragen per maand

Voorbeeld -  van een Excel importbestand – Cash Flow gegevens


Het is niet toegestaan de structuur van de Excel te veranderen. Dit zal leiden tot het niet kunnen importeren. Het is wel mogelijk om de rijen te kopiëren om op die wijze voor dezelfde structuur gegevens voor andere Excelprojecten aan te maken. Zie de Project 2 regels in bovenstaande afbeelding, die zijn gekopieerd van de Project 1 regels. 

 

Stap 3. Het importeren van het Excel bestand

Door het klikken op Importeren Excel kan het aangepaste bestand geladen worden in FP&A. Hiertoe vindt eerst een validatie plaats van de gegevens in het Excel bestand. Indien er fouten worden gevonden dan worden deze waar mogelijk expliciet gemaakt via een meldingstekst. Bij fouten wordt het hele bestand niet ingeladen. Pas de Excel aan op basis van de gemelde fouten en probeer deze opnieuw in te laden. Er wordt een melding gegenereerd als de Excel import succesvol is afgerond (zie onderstaand voorbeeld). 

Voorbeeld - Scherm: Financieel plan – Brongegevens Excel – Melding na succesvol inlezen


Na het inladen van het Excel bestand worden de projectgegevens verwerkt. Bestaande Excel projectgegevens worden verwijderd voor alle Excel projecten die in de nieuwe Excel import worden aangeboden. Er wordt een overzicht getoond van de ingelezen projecten. Tevens zijn de geïmporteerde gegevens te zien in de kasstromen, winst en verlies en balans van het financieel overzicht onder het kopje Projecten Excel (paragraaf 9.8).

 

Tot slot is het mogelijk geïmporteerde projectgegevens weer te verwijderen. Kies in dat geval de optie verwijderen voor de relevante regels en klik op de knop Verwijderen.

 


9.3 Opbrengst- en kostenverantwoording

Binnen het financieel plan kan door de Financial Controller tot op projectniveau worden afgeweken van de opbrengst- en kostenverantwoording die op het hogere niveau van entiteit of onderneming is vastgelegd.

 

Werking is hetzelfde als de sjabloon die onder de basisgegevens van de onderneming is beschreven (paragraaf 5.7). 

 

Op het niveau van de entiteit worden de gehanteerde sjablonen zichtbaar. In de kolom "Configuratie op niveau" staat aangegeven van welk niveau (onderneming, entiteit of project) de sjabloon actief is (zie onderstaand voorbeeld). 

 

LET OP:

Via het Uploaden, worden de opbrengst- en kostenverantwoording toegepast voor het geselecteerde project.

Voorbeeld - Scherm: Financieel Plan – Opbrengst- en kostenverantwoording

 


9.4 Openingsbalans liquiditeit

Binnen het financieel plan kan de Financial Controller de Openingsbalans liquiditeit per Entiteit invoeren (zie onderstaand voorbeeld). In dit scherm wordt dus de openingspositie (banksaldo) per startdatum van het Financiële Plan ingevoerd.

Ga hiervoor naar Invoer – Openingsbalans liquiditeit in het navigatiemenu. 

Voorbeeld - Scherm: Financieel Plan – Openingspositie



9.5 Algemene kosten

Binnen het financieel plan kan de Financial Controller Algemene kosten invoeren per Entiteit conform de kasstroominrichting (zie paragraaf 5.2.1). 

Ga hiervoor naar Invoer – Algemene kosten in het navigatiemenu.

 

Het invoeren van algemene kosten verloopt in twee stappen:

 

Stap 1. Definitie van de algemene kosten

Klik op Algemene kosten toevoegen. Er verschijnt een slide-in waarin in de eerste stap een aantal velden worden ingevoerd (zie onderstaand voorbeeld): 

  • Naam van de kosten
  • Selectie van de juiste Algemene kosten groep
  • Het bedrag en of dit bedrag een maand-, kwartaal- of jaarbedrag is
  • Of het bedrag in- of exclusief BTW is, of dat BTW niet van toepassing is (in het veld BTW)
  • Het BTW-tarief (indien van toepassing, in het veld BTW categorie)

            Zie paragraaf 5.5 voor de definitie van deze categorieën

  • De startmaand en eindmaand
  • Of de BTW wel/niet verrekenbaar is (in het veld Belasting)
  • Welke indexreeks van toepassing is
     Zie paragraaf 5.3 Indexreeksen (onderneming) en paragraaf 6.1 Indexreeksen (entiteit) voor de definitie van deze reeksen.

 

De startmaand en eindmaand van de Algemene kosten periode kan afwijken van de periode van het financieel plan. 

Door een bedrag op te geven en gebruik te maken van een indexatie- en betalingsschema rekent het systeem de bedragen voor de kasstroomprognose per maand uit.

 

 

Voorbeeld - Scherm: Financieel Plan – Algemene kosten, stap 1


Stap 2. Betalingsschema voor de algemene kosten

De gebruiker geeft aan welk betalingsschema voor deze kosten gebruikt moet worden (zie onderstaand voorbeeld). Er kan gekozen worden voor een betalingsschema dat gedefinieerd is op ondernemingsniveau (paragraaf 5.4) of op entiteitniveau (paragraaf 6.2).

 

Het is echter ook mogelijk om een eigen, afwijkend betalingsschema te definiëren. Dit kan door bij de selectie van het betalingsschema te kiezen voor Speciaal en gebeurt analoog aan de definitie in de genoemde paragrafen.

 

Voorbeeld - Scherm: Financieel Plan – Algemene kosten, stap 2


Na het aanmaken van de algemene kosten verschijnt er een nieuwe regel met de details.

Het systeem rekent op basis van de ingegeven kenmerken de bedragen per maand uit. Een verdere  specificatie per Algemene kosten regel wordt onderaan het scherm zichtbaar door in de regel op de naam te klikken (zie onderstaand voorbeeld).

Er kan een onbeperkt aantal algemene kostenregels worden opgegeven.

 

De Algemene kosten regels zijn aan te passen door in de regel op de naam te klikken waardoor de slide-in wordt heropend.

De Algemene kosten regels zijn te verwijderen door op de betreffende regel de checkbox aan het begin van de regel aan te vinken en te kiezen voor verwijderen. 

Voorbeeld - Scherm: Financieel Plan – Algemene kosten, overzicht



9.6 Financiering opgenomen en uitgaand

Binnen het financieel plan kan de Financial Controller leningen per entiteit toevoegen (Financiering opgenomen en Financiering uitgaand).Een opgenomen Financiering houdt in dat de entiteit een inkomende lening heeft waarbij geld van een andere partij wordt geleend. Een uitgaande Financiering  betreft een uitgaande lening waarbij geld wordt uitgeleend aan een andere partij.

 

Aangezien de werking voor beide typen volledig identiek is worden deze samen behandeld, aan de hand van een voorbeeld van een uitgaande lening.

 

Door de knop Financiering toevoegen wordt een nieuwe lening aangemaakt. Er verschijnt een slide-in waarin de volgende velden worden ingevuld door de Financial Controller:

  • Naam van de lening
  • Startmaand en eindmaand van de lening
  • Het bedrag van de lening
  • De aflosfrequentie van de hoofdsom (jaar, kwartaal, maand of einde periode)
  • Het rentepercentage
  • De aflosfrequentie van de rente (jaar, kwartaal, maand of einde periode).

Voorbeeld - Scherm: Financieel Plan – Financiering uitgaand


Na het aanmaken van de lening verschijnt deze in het overzichtsscherm in een nieuwe regel.  

Het systeem rekent op basis van de ingegeven kenmerken de bedragen per maand uit en een eventuele startpositie van het Financiële Plan. Een verdere specificatie per Lening regel wordt onderaan het scherm zichtbaar door in de regel op de naam te klikken (zie onderstaand voorbeeld).

Er kan een onbeperkt aantal leningen worden opgegeven.

 

De leningen zijn aan te passen door in de regel op de naam te klikken waardoor de slide-in wordt heropend.

De leningen regels zijn te verwijderen door op de betreffende regel de checkbox aan het begin van de regel aan te vinken en te kiezen voor verwijderen. 

 


9.7 Dividend / aandelenkapitaal

Binnen het financieel plan kan de Financial Controller transacties omtrent Dividend en Aandelenkapitaal invoeren. Er zijn daarmee vier transactietypen waaruit de Financial Controller kan kiezen (zie onderstaand voorbeeld):

  1. Een dividendbetaling vanuit deze entiteit aan een moeder
  2. Een kapitaalinjectie vanuit een moeder aan deze entiteit
  3. Een dividendontvangst vanuit een dochter aan deze entiteit
  4. Een investering vanuit deze entiteit in een dochter

Ga hiervoor naar Invoer – Aandelenkapitaal in het navigatiemenu.

 

Een nieuwe transactie wordt aangemaakt door te klikken op de knop Transactie toevoegen. Er verschijnt een slide-in waarin vervolgens het gewenste transactietype wordt geselecteerd en  onderstaande velden worden ingevuld:

  • Naam van de transactie
  • Bedrag
  • Periode (maand) van deze transactie 

 

Bij transactietypen:

  • A. Dividendbetaling aan moeder  
  • D. Investering in dochter

kan er gekozen worden voor een interne of externe tegenpartij. 

Indien men Intern selecteert, dan wordt de transactie automatisch ook bij de tegenpartij verwerkt . Selecteer daarvoor in de keuzelijst de juiste entiteit. 

Indien men Extern selecteert, dan wordt de transactie enkel in de entiteit zelf verwerkt. Daarbij kan een vrije tekst worden toegevoegd.

 

Bij transactietype:

  • A. Dividend aan moeder  

kan behalve een betaling op 1 moment ook gekozen worden voor het toepassen van een dividendschema door het aanvinken van de checkbox (zie onderstaand voorbeeld). 

In het dividendschema kan per maand van het kalenderjaar worden bepaald welk % van de uitkeerbare winst als dividend betaald moet worden en over welke periode. De dividendbetaling wordt vervolgens automatisch berekend door het systeem en uitgezet in het financieel plan.

Voorbeeld - Scherm: Financieel Plan – Aandelenkapitaal transactietypen


Na het aanmaken van de dividendbetaling verschijnt deze in het overzichtsscherm in een nieuwe regel. Een verdere specificatie per Dividendbetaling aan moeder wordt onderaan het scherm zichtbaar door in de regel op de naam te klikken. Het is in dat scherm tevens mogelijk om handmatige aanpassingen te maken in de regel Dividend aanpassing (zie onderstaand voorbeeld).

Voorbeeld - Scherm: Financieel Plan – Aandelenkapitaal transacties


Ook na het aanmaken van andere transactietypen in het Aandelenkapitaal verschijnen deze op het scherm in een nieuwe regel. 

Er kan een onbeperkt aantal transacties in het Aandelenkapitaal worden opgegeven.

 

Transacties, die vanuit de geselecteerde Entiteit zijn geïnitieerd, zijn aan te passen door in de regel op de naam te klikken waardoor de slide-in wordt heropend. 

Transacties, die vanuit de geselecteerde Entiteit zijn geïnitieerd, zijn te verwijderen door op de betreffende regel de checkbox aan het begin van de regel aan te vinken en te kiezen voor verwijderen.  

Dit betekent dus dat interne transacties alleen vanuit de betalende entiteit kunnen worden aangepast/verwijderd. 



9.8 Financieel overzicht

Het financieel overzicht bestaat uit kasstromen, winst & verlies en de balans. 

LET OP:

Winst & verlies en balans zijn alleen zichtbaar indien deze componenten zijn afgenomen.

 

9.8.1 Kasstromen

Op het scherm Financieel overzicht – Kasstromen (zie onderstaand voorbeeld) worden de berekende bedragen uit het financieel plan voor de entiteit uitgezet in de tijd en getoond volgens de opgebouwde structuur. 

Voorbeeld - Scherm: Financieel Plan – Kasstromen (compacte weergave)

 

In de tijd kan op 2 manieren in- en uitgezoomd worden:

  stapsgewijs inzoomen in 1 bepaald jaar naar kwartaal- en vervolgens maandniveau 

  stapsgewijs uitzoomen in 1 bepaalde maand naar kwarataal- en vervolgens jaarniveau

 in één keer alle perioden op jaar-, kwartaal- of maandniveau in – en uitzoomen

 

Daarnaast kan de financiële structuur 

met de    knoppen in één keer in zijn geheel worden uit- of ingeklapt.

Zie onderstaand voorbeeld voor een uitgeklapte tijdsbalk en financiële structuur.

Voorbeeld - Scherm: Financieel Plan – Kasstromen (uitgeklapte weergave)


Zowel bij Reaforce project als Excel projecten bestaat de mogelijkheid om op het project te klikken waardoor een nieuw scherm opent en de kasstroomprognose van het specifieke project gepresenteerd wordt (zie onderstaande voorbeelden). 

Voorbeeld - Scherm: Financieel Plan – Kasstromen (doorklikken op project)


Voorbeeld - Scherm: Financieel Plan – Kasstromen (doorgeklikt op project)


Door linksboven in het scherm op de entiteit te klikken  keer je terug naar het kasstroomscherm van de entiteit.

Het is mogelijk het financieel overzicht te bekijken waarbij de onderliggende entiteiten worden meegenomen, of niet. De keuze tussen deze twee zienswijzen wordt gemaakt bovenaan het financieel overzicht en werkt als volgt:

 

Het financieel overzicht wordt geconsolideerd getoond waarbij dus de dochterondernemingen meegenomen worden in de cijfers.

 

Het financieel overzicht wordt enkelvoudig getoond waarbij de dochter­ondernemingen niet meegenomen worden in de cijfers.


9.8.2 Winst & verlies

Op het scherm Financieel overzicht – Winst- en verlies (zie onderstaand voorbeeld) worden de berekende bedragen uit het financieel plan voor de entiteit uitgezet in de tijd en getoond volgens de opgebouwde structuur. 

 

Het scherm heeft dezelfde functionaliteit als het scherm van de kasstromen.

Voorbeeld - Scherm: Financieel Plan – Winst en verlies

 

9.8.3 Balans 

Op het scherm van het Financieel overzicht – Balans (zie onderstaand voorbeeld) worden van de geselecteerde entiteit de activa  en passiva gepresenteerd.

 

Het scherm heeft dezelfde functionaliteit als het scherm van de kasstromen.

Voorbeeld - Scherm: Financieel Plan – Balans

 


9.9 Notities

Gekoppeld aan het financieel plan van een entiteit kunnen notities worden opgeslagen. Ga hiervoor naar het juiste financieel plan en de juiste entiteit en navigeer naar het scherm Notities (zie  onderstaand voorbeeld).

Voorbeeld - Scherm: Financieel Plan – Notities


In dit scherm kunnen notities met opmaak gemaakt worden zoals in een tekstverwerker als Microsoft Word. Ook kunnen notities vanuit andere applicaties ingeplakt worden. 

Klik op de knop Opslaan om de notities te bewaren. 

 

NB. Het is vooralsnog niet mogelijk om plaatjes of tabellen op te slaan bij de notities.