De FP&A applicatie kent meerdere rollen. Iedere rol heeft gekoppelde rechten die toegang geven tot functionaliteiten in FP&A.
De volgende rollen worden onderkend in FP&A:
- Global (System) Administrator: deze rol kan gebruikers, rollen, basisgegevens over de onderneming en applicatiedefaults aanmaken en onderhouden. Daarnaast kan de Global Administrator financiële plannen aanmaken.
- (Local) Administrator: deze rol kan op entiteitniveau BTW-instellingen, indexatie- en betalingsschema's toevoegen.
- Financial Controller: deze rol kan brondata importeren en niet-vastgoed gerelateerde kasstromen toevoegen.
- Reviewer: deze rol kan een (sub)financieel plan beoordelen en goed- of afkeuren.
- Reader: deze rol kan een (sub)financieel plan raadplegen.
- Analyst: deze rol kan rapporten en draaitabellen openen.
Het FP&A proces waar deze rollen deel van uitmaken ziet er op hoofdlijnen als volgt uit (zie ook onderstaand voorbeeld).
Stap 0. Systeeminstellingen - Gebruikersgegevens
De Global Administrator kan op systeemniveau een aantal zaken inrichten, waaronder het aanmaken van gebruikers en toekennen van rollen aan deze gebruikers.
Stap 1. Inrichting financiële gegevens op ondernemingsniveau
De Global Administrator verzorgt de inrichting op applicatieniveau (ondernemingsniveau). Dit is een eenmalige actie en behoeft vervolgens alleen nog onderhoud. De volgende zaken moeten ingericht worden:
- Opbouw ondernemingsstructuur (inclusief koppeling met Reaforce projectbedrijven)
- Opbouw kasstroomschema voor de onderneming
- Indexreeksen voor de onderneming
- Betalingsschema's voor de onderneming
- BTW-categorieën
- Vennootschapsbelasting
- Opbrengst- en kostenverantwoording (voor de onderneming)
Stap 2. Inrichting financiële gegevens voor een entiteit
De Local Administrator verzorgt de inrichting voor een entiteit. Dit is een eenmalige actie en behoeft vervolgens alleen nog onderhoud. De volgende zaken kunnen worden ingericht:
- Indexreeksen voor de entiteit
- Betalingsschema's voor de entiteit
- VPB betalingsschema’s voor de entiteit
- BTW-instellingen voor de entiteit
- Opbrengst- en kostenverantwoording voor de entiteit
Stap 3. Aanmaken van een financieel plan
De Global Administrator creëert het overkoepelend financieel plan voor de onderneming. Hij doet dit periodiek.
Stap 4. Import en invoer van gegevens voor het financieel plan per entiteit
De Financial Controller stelt (periodiek) het financieel plan op voor zijn entiteit. Hij doet dit door het doorlopen van de volgende acties:
- Importeren kasstroomprognoses projecten uit Reaforce of via Excel
- Opvoeren openingsbalans
- Opvoeren algemene kosten
- Opvoeren leningen (financiering opgenomen en uitgaand)
- Opvoeren dividendbetalingen/ kapitaalstortingen
Daarna biedt de Financial Controller het plan aan voor goedkeuring.
Stap 5. Het beoordelen en goedkeuren van het financieel plan per entiteit
De Reviewer beoordeelt en keurt het financieel plan voor een specifieke entiteit goed of af.
Stap 6. Analyse van financiële plannen
De Reader analyseert het financieel plan voor een of meerdere entiteiten.
De Analyst kan voor een of meerdere entiteiten door middel van rapporten, draaitabellen en dashboards relevante analyses maken.
Stap 7. Sluiten van het financiële plan
Als laatste stap in het proces kan de Global Administrator het financiële plan voor de onderneming afsluiten. Er zijn nu geen bewerkingen op het plan meer mogelijk.
Voorbeeld - FP&A gebruikersrollen