Zoals in stap 0 in hoofdstuk 3 aangegeven voegt de Global Administrator de gebruikers toe en definieert de rollen die per gebruiker per entiteit worden toegewezen.

Deze stappen worden in de volgende paragrafen uitgewerkt.

4.1 Gebruikers

Ga voor het toevoegen van een gebruiker in het navigatiemenu naar Instellingen – Gebruikers (als onderdeel van de Gebruikersgegevens). Onderstaand scherm verschijnt (zie onderstaand voorbeeld). 

Voorbeeld - Scherm: Instellingen – Gebruikers

Klik op de knop Gebruiker toevoegen. Er verschijnt een slide-in waarin de gebruikersnaam ingevoerd moet worden. Deze gebruikersnaam is gelijk aan het Microsoft account waarmee ingelogd wordt. Daarnaast zijn relevante velden de voornaam, achternaam en het e-mailadres.

Door het aanvinken van "Toon inactieve gebruikers" op het scherm worden ook de niet actieve gebruikers getoond. Het is niet mogelijk om een gebruiker te verwijderen, wel om deze op inactief te zetten. 

4.2 Gebruikersrollen

Voor iedere gebruiker dienen de juiste rollen toegekend te worden. Deze rollen zijn per entiteit in te stellen. De enige uitzondering hierop is de Global Administrator rol. Deze rol is alleen over de hele applicatie heen in te stellen.

Het instellen van gebruikersrollen kan op twee manieren: per gebruiker of per entiteit.

Ga hiervoor in het navigatiemenu naar Instellingen - Rollen (als onderdeel van de Gebruikersgegevens). 

Instellen per gebruiker (zie onderstaand voorbeeld) gebeurt door op het scherm Rollen eerst op de Per gebruiker-knop te klikken en vervolgens de naam van de gebruiker in te tikken. Vervolgens kan er een entiteit worden toegevoegd met de knop Toevoegen entiteit. Er verschijnt een slide-in waarin per entiteit de rollen kunnen worden toegekend. Na het opslaan wordt een nieuwe regel toegevoegd op het scherm waarin de Entiteits- en Gebruikersrollen worden weergegeven (door een vinkje). Het wijzigen van gebruikersrollen voor deze entiteit kan worden gedaan door op de regel te klikken, waardoor de slide-in opnieuw wordt geopend. 

Voorbeeld - Scherm: Instellingen – Gebruikersrollen per gebruiker

Instellen per entiteit (zie onderstaand voorbeeld) gebeurt door op het scherm Rollen eerst op de Per entiteit-knop te klikken en vervolgens de entiteit te selecteren. Daarna kan een gebruiker in de tabel worden toegevoegd met de knop Gebruiker toevoegen. Er verschijnt een slide-in waarin per gebruiker de gebruikersrollen kunnen worden toegekend. Na het opslaan wordt een nieuwe regel toegevoegd op het scherm waarin per Gebruiker de Gebruikersrollen worden weergegeven (door een vinkje). Het wijzigen van gebruikersrollen voor een gebruiker kan worden gedaan door op de regel te klikken, waardoor de slide-in opnieuw wordt geopend. 

Voorbeeld - Scherm: Instellingen – Gebruikersrollen per entiteit

Indien er een rol wordt gekozen voor een moederentiteit, dan wordt de vraag gesteld of deze rol ook voor de onderliggende entiteiten moet worden toegekend. Dezelfde functionaliteit bestaat ook voor het verwijderen van rollen.

Tot slot is het ook mogelijk om de rollen van een andere gebruiker of andere entiteit te kopiëren. Voor het kopiëren van de rollen van een andere gebruiker: ga naar Gebruikersrollen, klik op de Per gebruiker-knop en selecteer de gebruiker wiens rollen veranderd moeten worden. Klik dan op de knop Rollen kopiëren van andere gebruiker. Selecteer dan de gebruiker van wie de rollen gekopieerd mogen worden. 

Voor het kopiëren van de rollen van een bron-entiteit naar een doel-entiteit: ga naar Gebruikersrollen, klik op de Per entiteit-knop en selecteer de entiteit waarvan de rollen veranderd moeten worden. Klik dan op de knop Rollen kopiëren van een andere Entiteit. Selecteer dan de entiteit waarvan de rollen gekopieerd mogen worden. 

LET OP: 

• Tijdens de kopieeractie worden bestaande rollen eerst verwijderd waarna de kopie gemaakt wordt van de rollen van de andere gebruiker/entiteit.
• In de kopregel van de applicatie verschijnt een notificatie als de kopieeractie is afgerond .

Zoals eerder aangegeven kan een gebruiker op inactief gezet worden. Dit houdt in dat de gebruiker niet meer kan inloggen en ook niet meer in staat is om rapporten of draaitabellen in te zien of te verversen. Een gebruiker kan eventueel ook weer op actief gezet worden. 

Alleen de Global Administrator kan de inactieve status van een gebruiker wijzigen door op het scherm Gebruikers de gebruikersregel te selecteren en de status te wijzigen van Inactief naar Actief in de slide-in.